RISIKOEN FOR REGNEARKSFEJL ER FORTID FOR ARTICON

Færøske Articon besluttede for et år siden at droppe regnearket til fordel for et professionelt kalkulationsprogram. Nu skal virksomheden ikke længere bekymre sig om risikoen for uheld og fejl i formler. Og det har vist sig at være en god forretning.

Det er kun et spørgsmål om tid, før den store fejl sker, siger Hans Sørensen, der er kalkulatør hos den færøske entreprenørvirksomhed Articon P/F.

Han hentyder til brugen af regneark. Eller rettere risikoen ved brug af regneark. Og han ved, hvad han taler om, for i de fire år, han har været ansat hos Articon, har han regnet størstedelen af de tilbud, der er gået ud af huset. Langt de fleste i Excel.

Fra Excel til Sigma

For et år siden besluttede Articon imidlertid at lægge regnearket på hylden og implementere et professionelt kalkulationsprogram i stedet. Det var der flere grunde til.

Vi trængte til at prøve noget nyt. Og så var der den evige risiko for fejl i kalkulationerne. For eksempel når der skal tilføjes poster, materialer eller lignende. Så står tingene i kalkulationen, men tæller måske ikke med i nogen af formlerne, fortæller kalkulatøren.

Det er netop faren for den slags fejl, der er en kedelig faktor. Man tilføjer eller fjerner nogle linjer, og så skal man tjekke, at det hele er med. Det kan blive til voldsomme fejl, hvis uheldet er ude.

Valget faldt på Sigma. Hans Sørensen kendte programmet fra nettet, men det var praktikanter fra konstruktørskolerne i Danmark, der fik ham overbevist om, at Articon skulle sadle om.

Flere gevinster

Skiftet til Sigma har givet Hans Sørensen en god tryghed i forhold til arbejdet med kalkulationer.

Ligeså snart du har fået noget ind i Sigma, kommer det frem i valideringen. Eller du får en advarsel. Sådan en funktion er der ikke i Excel.

Men trygheden er ikke den eneste gevinst. De mange ressourcer, som Articon tidligere brugte på at kontrollere kalkulationerne, sparer de nu ved at anvende Sigma.

Vi sparer meget tid. Især på at oprette og kvalitetssikre en kalkulation. Nu kan vi bare importere tilbudslisterne i Sigma, når vi får dem fra Excel. Og så er der meget genbrug, og det at vi ikke skal kvalitetssikre selve regnearket, sparer også megen tid.

Om gevinsten ved de store tidsbesparelser siger Hans Sørensen videre:

Det betyder, at vi kan være med i flere licitationer. Vi kan nå at lave flere kalkulationer med Sigma, end vi ellers kunne. Og så har vi fået et godt værktøj til at holde vores priser så skarpe som muligt. Vi ved, hvor langt vi kan gå ned – og stadig tjene penge, fortæller Hans Sørensen.

Han ser frem til, at Sigma bliver mere udbredt internt i virksomheden, for kollegaerne er endnu ikke helt så fortrolige med Sigma, som han selv er. Ganske enkelt fordi de ikke bruger programmet til daglig. Men det er kun et spørgsmål om tid, forudser Hans Sørensen.

Jeg har da fået spørgsmålet, om jeg ikke vil skifte tilbage til regnearket. Men det vil jeg ikke. Vi er glade for at have skiftet over til Sigma. Det er tidsbesparende i forhold til Excel og risikoen ved uheld og fejl i formler er borte, lyder det over Atlanten.

Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

[av_section min_height=’25’ min_height_px=’40%’ padding=’default’ shadow=’no-shadow’ bottom_border=’no-border-styling’ id=” color=’main_color’ custom_bg=” src=’https://sigmaestimates.dk/wp-content/uploads/News.jpg’ attachment=’2432′ attachment_size=’full’ attach=’scroll’ position=’top left’ repeat=’stretch’ video=” video_ratio=’16:9′ overlay_enable=’aviaTBoverlay_enable’ overlay_opacity=’0.5′ overlay_color=’#ffffff’ overlay_pattern=” overlay_custom_pattern=” custom_class=’billede-tekst’]
[av_one_full first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=”]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=’billede-tekst’]
post
[/av_textblock]

[/av_one_full]
[/av_section]

[av_section min_height=” min_height_px=’500px’ padding=’default’ shadow=’no-border-styling’ bottom_border=’no-border-styling’ id=” color=’main_color’ custom_bg=’#d1d1d1′ src=” attachment=” attachment_size=” attach=’scroll’ position=’top left’ repeat=’no-repeat’ video=” video_ratio=’16:9′ overlay_opacity=’0.5′ overlay_color=” overlay_pattern=” overlay_custom_pattern=” custom_class=’post’]

[av_one_full first min_height=” vertical_alignment=’av-align-top’ space=” margin=’0px’ margin_sync=’true’ padding=’20px’ padding_sync=’true’ border=” border_color=” radius=’0px’ radius_sync=’true’ background_color=’#ffffff’ src=” attachment=” attachment_size=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” custom_class=”]

[av_image src=’https://sigmaestimates.dk/wp-content/uploads/entreprenoeren-logo.png’ attachment=’208′ attachment_size=’full’ align=’left’ styling=’no-styling’ hover=” link=” target=” caption=” font_size=” appearance=” overlay_opacity=’0.4′ overlay_color=’#000000′ overlay_text_color=’#ffffff’ animation=’fade-in’ custom_class=”][/av_image]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=’nyhed_artikel’]

STOL IKKE BLINDT PÅ DIT REGNEARK

Internationale undersøgelser viser, at der er fejl i 94 % af alle regneark. Langt de fleste af dem bliver ikke opdaget i tide og det kan få alvorlige følger for virksomheden bl.a. i forbindelse med tilbudsgivning.

Vi er så vant til, at computeren regner bedre end os selv, og rigtig mange beslutninger i danske virksomheder bliver truffet på grundlag af beregninger lavet i regneark, herunder Microsoft-programmet Excel, der nok er det mest populære af dem alle. Men flere undersøgelser viser, at det er uklogt – ja, faktisk direkte uansvarligt – at stole blindt på regneark.

In fact, surveys show that 94 % of all Excel models contain serious errors which can result in critical business and financial consequences…

Fejl i 94 procent af alle regneark

Senioranalytiker Lars Christensen fra Ernst & Young skriver i en artikel i Børsens Ledelseshåndbøger, at 9 ud af 10 Excel-beregninger indeholder så mange graverende fejl, at resultaterne er direkte misvisende. Derfor, understreger han, risikerer mange virksomhedsledere at træffe vigtige beslutninger på et forkert grundlag. Og det kan få alvorlige økonomiske eller strategiske konsekvenser for forretningen.

…the issue is not IF there are errors in an Excel model, but how many and how serious they are.

Fejl i regneark kan skyldes mange ting; logiske fejltagelser, ukorrekte formler eller formler, der overskrives ved et uheld for blot at nævne nogle få.Lars Christensengår så vidt som til at sige, at det ikke er et spørgsmål OM der er fejl i en Excel-beregning, men snarere hvor mange og hvor alvorlige fejlene er. Han inddeler fejlene i tre hovedtyper; mekaniske fejl, logiske fejl og udeladelsesfejl. Sidstnævnte er menneskelige fejl, hvor man ganske enkelt glemmer at indsætte poster i regnearket. Det er de fejl, der er sværest at opdage, fordi regnearket stadig fungerer. Resultatet af beregningen er bare forkert. Og hvis fejlen ikke opdages på anden vis, risikerer man at sende fx et tilbud ud til en kunde, hvor man selv efterfølgende hæfter for eventuelle mangler.

Find en anden løsning!

Regneark er på mange måder en skøn opfindelse, fordi det er let at anvende. En strid strøm af bl.a. tilbud, overslag og kalkulationer ser derfor dagens lys gennem regneark. Men langt de fleste regnarksbrugere er selvlærte og det er først, når de har brændt fingrene, at det går op for dem, at der findes andre og mere sikre måder at lave beregninger på end med regneark.

Det er selvfølgelig muligt at minimere fejlene i regnearket ved at fokusere på kvalitetssikring og indføre best practices, somLars Christensen foreslår. Men regneark laves normalt kun af én person ad gangen og bliver sjældent kontrolleret række for række af en kollega. Og hvad værre er: forsøg på at rette fejl skaber ofte blot nye fejl. Derfor er kvalitetssikring og kontrol ikke i sig selv nok til at udrydde risikoen for fejl. Desuden skal der næsten altid føjes nye data til et færdigt regneark, og så starter hele balladen forfra.

Uanset hvor gennemsigtigt og fleksibelt ens regneark synes at være, bør man altså ikke bruge regneark ukritisk. Og da slet ikke til store, komplekse beregninger, hvor selv små fejl kan få fatale følger. I stedet bør man overveje, om der findes andre løsninger. Det kan være et andet, mere pålideligt og nøjagtigt specialprogram som fx Sigma, der kan håndtere virksomhedens kalkulationsbehov på en mere sikker måde.

Her kan du læse mere om emnet:

• Lars Christensen: The key to error-free business model, Børsens Ledelseshåndbøger, 3/MAJ 2008
• Raymond R. Panko: What we know about spreadsheet errors
• European Spreadsheet Risks Interest Group
  

  Af Nina Munch-Petersen

[/av_textblock]

[av_hr class=’default’ height=’50’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=”]
Kilde: Entreprenøren
[/av_textblock]

[/av_one_full][/av_section]

De sidste tre år har været hårde for håndværksfirmaerne, men hos bygge- og entreprenørfirmaet Kentto ApS fornemmer man, at der er flere penge at tjene nu. Et professionelt kalkulationsværktøj har hjulpet dem gennem krisen.

For Thomas Nielsen og hans to partnere, Kristian Olsen og Thomas Jespersen, handler hverdagen selvfølgelig om at tjene penge. Men det er faktisk ikke kun af den grund, de har valgt at bruge softwareprogrammet Sigma®, når de skal kalkulere.

I disse tider er det mindst lige så vigtigt at kunne holde styr på projekterne. Man skal have styr på tingene og huske at have det hele med. For os er Sigma en ledetråd gennem hele projektet, forklarer Thomas Nielsen, der sammen med sine to partnere stiftede bygge- og entreprenørfirmaet Kentto ApS i Havnsø tilbage i 2008.

IT-udfordringen

Vi har alle tre brugt regneark i mange, mange år, men vi var rimelig enige om at bruge et rigtigt program, fortæller Thomas Nielsen. Han indrømmer dog blankt, at IT ikke er den stærke side hos nogen af dem.

Vi er meget håndværkere, så IT er stadig en udfordring. Man bruger det, man ved der virker, forklarer Thomas Nielsen med et lille smil.
Derfor har de et fællesdrev, hvor alt bliver registreret, ligesom de også stadig har alle projekter liggende i papirform.

Vi bruger programmet begrænset og kommer ikke ud i alle krogene, så der skal nok være nogle ting, vi kunne gøre smartere. Men vi regner alle store og mellemstore projekter i Sigma, og det er helt klart bedre end regneark, siger Thomas Nielsen.

Hurtigere med Sigma

Hos Kentto ApS sidder der i gennemsnit to mand dagligt og kalkulerer. Det bliver til flere hundrede tilbud på et år i størrelsen fra 0,5 mio. kr. til 20 mio. kr.

I gennemsnit regner vi for tre til fire hundrede millioner om året i tilbudssummer. Og med Sigma bliver der sparet tid, det er helt sikkert. Vi kan regne mange flere tilbud. I hvert fald dobbelt så mange, skønner Thomas Nielsen.

Han forklarer, at det går meget hurtigere, bl.a. fordi tingene ligger inde i programmet i forvejen, så de slipper for at taste gentagelser.

Der er også mange justeringsmuligheder i Sigma og man kan hive flere forskellige ting ud. Og så er det rart med validering. I Excel er det ikke til at overskue, hvis man har mange formler og regler. Det er ikke et problem i Sigma, og derfor kan vi bruge tiden til det, vi er gode til i stedet for, forklarer Thomas Nielsen.

– Og meget mere præcist

Udover at projekterne bliver nemmere at overskue, er der for Thomas Nielsen og hans partnere en anden klar fordel ved at bruge et program som Sigma.

Jeg tror, vi er blevet skarpere til at ramme den rigtige pris. Det er meget mere præcist. Det kan næsten ikke sammenlignes, siger han.

Der er stort set aldrig noget, vi taber penge på. Sigma gør, at vi ikke bliver snydt på materialedelen, for vi glemmer ikke noget. Og det er halvtreds procent af en sag.

For Thomas Nielsen er mavefornemmelse dog stadig en vigtig del af hverdagen.

Nogle gange ændrer vi noget manuelt, og arbejdstid regner vi som regel ud fra vores mavefornemmelse. Men så bruger vi Sigma som kontrolinstans. Det er samspillet, der gør, at det fungerer, lyder forklaringen fra Thomas Nielsen.

De sidste tre år har Kentto ApS oplevet, at mange konkurrenter har dykket priserne, men selv har de ligget til deres dækningsbidrag.

Det er rart, at man hurtigt kan regulere hovedprisen, når man er presset. På den måde er der meget mere styr på det. Ham der er billigst, er jo ham der har glemt noget!

I gang med det samme

Det var et rent tilfælde, at Thomas Nielsen hørte om Sigma på en messe, men 30 dages gratis prøveperiode var nok til at overbevise ham, og i dag har Kentto ApS tre Sigma-licenser.

Det var lige til at gå til. Der har aldrig været nogen problemer. Og det er jo ikke fordi, det er så dyrt. Det er tjent hjem.  Det er jeg ikke i tvivl om.

Af Nina Munch-Petersen

En helt ny, gratis service er dukket op på nettet. iQuote, som hjemmesiden hedder, giver dig nem og hurtig adgang til opdaterede byggevaredata fra flere af branchens byggevareproducenter. Alle data er forberedt på effektiv anvendelse i Sigma og omfatter biblioteker med priser samt intelligente bygningsdele, hvor de totale omkostninger kan beregnes effektivt og korrekt.

På iQuote kan du fx beregne de totale omkostninger, som er forbundet med etablering af tag baseret på Cembrit-produkter. I Sigma kan du beregne lønomkostninger (baseret på priskuranten), optimere dækningsgrad, udskrive tilbudsbrev samt mange andre ting, som er kendetegnet ved Sigma.

Folkene bag iQuote lover, at hjemmesiden løbende vil blive opdateret med flere byggevarer og intelligente komponenter fra branchens producenter.

På YouTube kan du i øvrigt se en video, hvor du får vist, hvordan man beregner et nyt tag med Cembrit-produkter i Sigma.

En ny tilsynsopgave fik Byggedivisionens Projektteam Øst til at tænke nyt og få udviklet et iPad-Værktøj, der gør tilsynet både nemmere og bedre.

Byggedivisionens Projektteam Øst (BPØ) fik i forbindelse med omstruktureringen af FBE til opgave at føre tilsyn med forsvarets fredede og bevaringsværdige bygninger. Her fandt vi, at noget kunne gøres lidt bedre og lidt nemmere for de omkring 60 FBE-medarbejdere, som jævnligt er ude for at føre tilsyn med forsvarets mange bygninger

Den normale tilsynsprocedure var, at medarbejderen var ude at se på bygningsskaderne. De blev noteret på et papir, og når medarbejderen kom tilbage på kontoret, så blev skaderne igen beskrevet og tastet ind i den centrale database Rambyg, hvor også priserne på at udbedre skaderne blev lagt ind. Via databasen kan man planlægge, prioritere og se, hvor mange penge der krævis årligt for at holde forsvarets bygninger ved lige.

Indtastningen var besværlig, for der skulle også tastes mange andre oplysninger end bare skaden. Der skulle Således omkring 30 museklik til for at oprette én skade i systemet. Prissættelsen af skaden var op til den enkelte medarbejders erfaring.

iPad-løsning

Der var flere problemer ved fremgamgsmåden. Arbejdsprocesserne skulle gentages, der var mange unødvendige indtastninger i databasen, og der var forskellige meninger om, hvad en skade kunne koste. Det betød, at der hen over sommeren og efteråret 2011 blev udviklet et nyt værktøj i BPØ – en løsning der netup nu er introduceret og taget i brug i Byggedivisionens Vedligeholdelsesafdeling.

Medarbejderne har fået udviklet iPad-løsningen “Rambyg2Go”, der er on-line på databasen Rambyg og samtidig er on-line på en database med priser på bygningsskader (Sigma/V&S). For at undgå mange unødige indtastninger, benyttes kun den del af databasen, som har at gøre med beskrivelse af bygningsskader. Og da alle medarbejdere nu søger oplysninger om priser i samme database, er forventningen, at der er skabt grundlag for mere ensartede prissætninger fremover.

Med de to databaser Rambyg og Sigma samlet i en iPad er mange af de tidligere problemer elimineret. Med iPad’en i hånden kan man nu udføre tilsynet med billeddokumentation og afslutte det i en arbejdsgang uden overhovedet at skulle tilbage på kontoret og tænde computeren.

Med forsvarets nye måde at føre tilsyn på, kan FBE godt kalde sig førende på området. Det betyder, at vi lever op til FBE-visionen “vi vil sammenligne os med andre og være blandt de bedste” og FBE-værdien “Mod og Vilje”, som siger “Vi tror på rum til nye tanker og villighed til at satse. Det skaber mere optimale løsninger”.

Tekst: Leslie Brandt Egaa Kristensen, fbe-bpoo2

Foto: Martin Rosqvist, fbe-bpoo3

 

Da man tog fat på den store tagrenovering på Valdemarsskolen i Ringsted, blev sagen kalkuleret i Sigma fra Codegroup af hovedentreprenøren, tømrerfirmaet Lars Printz. Det viste sig senere at være en stor fordel, da man fandt omfattende svampeskader under gulvene, og ordren voksede fra 10 til 20 millioner på ganske få dage. Ligeså hurtigt kunne tømrermester Lars Printz gennemregne et nyt tilbud.

Lars Printz kalkulerer alt, også den mindste lille vinduesudskiftning til en privatkunde. Det bliver til 80-100 beregninger om året i det 25 mand store firma. Der kalkuleres i Sigma fra CodeGroup. Tidligere kalkulerede firmaet i Dansk Byggeris kalkulationsprogram. Skiftet til SIGMA var selvfølgelig lidt tungt, det er ikke altid nemt at lære nyt i en travl hverdag. Men mange funktioner i kalkulationsprogrammet er som i Windows, så det gik alligevel. Man kan klippe og klistre med ctrl+x, -v eller –z, og mange af de andre funktioner fra Windows følger med. Lars bliver så lidt irriteret over at ikke alle funktioner er med, fx ctrl+scroll som jo normalt giver en hurtig zoom.

Det lærer man nu at leve med, sådan er der så meget med pc’ere, og SIGMA giver mange andre fordele, udtaler Lars.

Support

CodeGroup giver en god telefonsupport, og har en række tilbagevendende kurser der gennemgår alle funktioner. Disse kurser bruges også af CodeGroup til at lytte efter kundernes ønsker, så Lars har følt en god feed-back når der var noget der kunne gøres bedre, og ctrl+scroll er nok en af de features der kommer med.

Men man kan også købe ’privat’ undervisning på egen adresse hvis man ikke har tid til at tage til Roskilde hvor firmaet bor. De har derfor besøgt Lars’ firma 3 halve dage.

Det valgte vi for ikke at rive for mange arbejdsdage ud af kalenderen. En halv dag bliver hurtigt til en hel når man bor i Ringsted, siger Lars der havde to medarbejdere med ud over selv at deltage.

Valdemarsskolen

Da pludselig opgaven på Valdemarsskolen steg til dobbelt størrelse, var det godt at have en både grundig og overskuelig kalkulation liggende. Lars kunne lige kopiere den og arbejde videre med tallene.

Det går nemt når først man har rutinerne i at opbygge ’standard’ kalkuler. Det gav os den effektivitet vi gerne vil udvise, og var med til at vi fik den udvidede opgave.

Men det ville selvfølgelig også have væltet enhver tidsplan for klasserokeringer osv. i den i forvejen stramme tidsplan, der nu kun blev udvidet med et par månedera, siger Lars Printz der er glad for det gode samarbejde med kommunen.

Lars Printz er glad for at kunne indlæse leverandørernes prislister direkte i programmet. Det er let at regulere lidt på den enkelte pris efterfølgende hvis man har flere leverandører, eller hvis man bruger avancen i den altid verserende priskrig.

Til gengæld savner Lars at kunne lave ordentlige efterkalkulationer, men han føler at firmaet lyttet til hans ønsker, og at det nok kommer med tiden. Eller måske skal de bare have supportfolkene fra SIGMA ud endnu en eftermiddag.

Af Erik Pingel arkitekt maa, journalist DJ