En ny tilsynsopgave fik Byggedivisionens Projektteam Øst til at tænke nyt og få udviklet et iPad-Værktøj, der gør tilsynet både nemmere og bedre.
Byggedivisionens Projektteam Øst (BPØ) fik i forbindelse med omstruktureringen af FBE til opgave at føre tilsyn med forsvarets fredede og bevaringsværdige bygninger. Her fandt vi, at noget kunne gøres lidt bedre og lidt nemmere for de omkring 60 FBE-medarbejdere, som jævnligt er ude for at føre tilsyn med forsvarets mange bygninger
Den normale tilsynsprocedure var, at medarbejderen var ude at se på bygningsskaderne. De blev noteret på et papir, og når medarbejderen kom tilbage på kontoret, så blev skaderne igen beskrevet og tastet ind i den centrale database Rambyg, hvor også priserne på at udbedre skaderne blev lagt ind. Via databasen kan man planlægge, prioritere og se, hvor mange penge der krævis årligt for at holde forsvarets bygninger ved lige.
Indtastningen var besværlig, for der skulle også tastes mange andre oplysninger end bare skaden. Der skulle Således omkring 30 museklik til for at oprette én skade i systemet. Prissættelsen af skaden var op til den enkelte medarbejders erfaring.
iPad-løsning
Der var flere problemer ved fremgamgsmåden. Arbejdsprocesserne skulle gentages, der var mange unødvendige indtastninger i databasen, og der var forskellige meninger om, hvad en skade kunne koste. Det betød, at der hen over sommeren og efteråret 2011 blev udviklet et nyt værktøj i BPØ – en løsning der netup nu er introduceret og taget i brug i Byggedivisionens Vedligeholdelsesafdeling.
Medarbejderne har fået udviklet iPad-løsningen “Rambyg2Go”, der er on-line på databasen Rambyg og samtidig er on-line på en database med priser på bygningsskader (Sigma/V&S). For at undgå mange unødige indtastninger, benyttes kun den del af databasen, som har at gøre med beskrivelse af bygningsskader. Og da alle medarbejdere nu søger oplysninger om priser i samme database, er forventningen, at der er skabt grundlag for mere ensartede prissætninger fremover.
Med de to databaser Rambyg og Sigma samlet i en iPad er mange af de tidligere problemer elimineret. Med iPad’en i hånden kan man nu udføre tilsynet med billeddokumentation og afslutte det i en arbejdsgang uden overhovedet at skulle tilbage på kontoret og tænde computeren.
Med forsvarets nye måde at føre tilsyn på, kan FBE godt kalde sig førende på området. Det betyder, at vi lever op til FBE-visionen “vi vil sammenligne os med andre og være blandt de bedste” og FBE-værdien “Mod og Vilje”, som siger “Vi tror på rum til nye tanker og villighed til at satse. Det skaber mere optimale løsninger”.
Tekst: Leslie Brandt Egaa Kristensen, fbe-bpoo2
Foto: Martin Rosqvist, fbe-bpoo3