Siden formanden hos Ltn Entreprise ApS tog et nyt stykke software i brug for et par år siden, har han sparet oceaner af tid på at beregne tilbud. Men ikke nok med det. Han har også fået langt bedre overblik og mulighed for at sortere dårlige projekter fra.

Siden jeg fik Sigma, har jeg ikke regnet et eneste tilbud uden at bruge det, fastslår Henrik Degn van Reysen. Til dagligt er han formand hos tagspecialisten Ltn Entreprise ApS i Vejle, der har ca. 10 ansatte afhængigt af årstiden.

Som formand har han bl.a. ansvaret for at regne de tilbud, virksomheden sender ud. Det foregik i mange år med ’papir og blyant’, men for et par år siden skulle der ske noget nyt, så Henrik Degn van Reysen undersøgte markedet og fandt frem til Sigma kalkulation.

Jeg downloadede en demo-version af Sigma og sad og fedtede lidt med det. Jeg overvejede at tage et kursus, for jeg er ikke nogen it-nørd, men jeg har faktisk ikke haft behov for det. I stedet ringede jeg til Sigma Estimates hotline, og så var jeg i gang.

TILBUDSVÆRKTØJ SPARER TID

Hvor jeg før brugte en time på at regne noget, bruger jeg nu kun tre minutter, fortæller Henrik Degn van Reysen.

Det er så nemt, når man har regnet en type opgave og skal regne noget lignende. Så kan man genbruge kalkulationen og det er MEGET besparende i forhold til den tid, man bruger på det.

Formanden forklarer, at selvom Sigma kan rigtig meget mere, så bruger han kun en lille del af programmets mange muligheder, og alligevel får han stor værdi ud af det.

Man skal bruge det til det, man vil. For mig er det et tilbudsværktøj, og jeg regner alle tilbud i det. Så kan vi bruge det til at følge op budgetmæssigt. Men det er også en hjælp med dokumenterne – både tilbuds- og materialelister. Dem kan man lave, som man selv vil have dem, og det sparer også tid, fortæller han.

OVERBLIK OG FORSTÅELSE

Hver gang vi har lavet en opgave, bliver den lagt ind, så vi kan bruge det til at budgettere med. På den måde optimerer vi vores priser løbende og kender vores dækning, siger formanden.

Netop derfor er kalkulationsprogrammer værdsatte i byggebranchen. De giver det overblik, der skal til for at lave meget præcise beregninger, så risikoen for budgetoverskridelser bliver mindre og forståelsen af hele projektets økonomiske sammenhæng bliver klarere.

RAMME RIGTIGT OG TJENE PENGE

For os handler det jo om at ramme rigtigt. Specielt i forhold til bemanding. Og materialer. Med Sigma kommer vi simpelthen tættere på vores kostpris, siger Henrik Degn van Reysen.

For ham har det større overblik betydet, at han har lettere ved at gennemskue, hvornår det kan svare sig at sige ja til et projekt. Og hvornår man skal takke nej.

Når vi bliver bedt om at byde på noget, og bygherren kommer tilbage og siger, at vi skal lave det for 50.000 kroner mindre, så kan vi pænt sige nej tak, hvis vi ikke tjener en krone på. Det er rart at have i baghånden. Det hjælper til at sortere opgaverne skarpt, forklarer han.

Når han så samtidig sparer rigtig meget tid på sine beregninger, er han ikke et øjeblik i tvivl:

Det tager lidt tid med alt det nye, men det har helt sikkert været arbejdet værd.

Af Nina Munch-Petersen

Præcise kalkulationer er noget af det vigtigste i byggebranchen, hvis man skal undgå tabsgivende projekter. Derfor går Gråkjær Industribyg A/S nærmest slavisk frem, når de beregner, og til at hjælpe sig med det har de fundet et stykke intelligent software.

For mig er det ligesom en kogebog, hvor man bare skal starte fra en ende af og følge opskriften, siger Torkild Weltz, der er bygningsingeniør og regional salgschef hos Gråkjær Industribyg A/S. Han bruger sammenligningen med kogebogen til at forklare, hvorfor han er så begejstret for kalkulationsprogrammet Sigma®.

LIGESOM REGNEARK – BARE BEDRE

Jeg bruger det hver eneste gang, jeg skal kalkulere en sag. Alfa og Omega er, at når jeg kører en sag igennem, så ved jeg, at jeg har været igennem ALT. Sigma får det hele med, så man er sikker på, at man ikke har glemt noget.

Torkild Weltz har brugt Sigma i seks år. Før det brugte han et andet, mere simpelt program, som han har glemt navnet på. Men pointen var, at man desværre tit glemte noget ligesom i ’gamle dage’, hvor det hele foregik med håndskrift og regnemaskine.

Sigma er væsentligt bedre. Det er bygget op som regneark, men man kan gå ind bag ved hver linje og se præcis, hvordan en pris er kommet frem, for eksempel en kvadratmeterpris på beton, forklarer han.

Der er jo mange ting, der skal med for at få en samlet pris, og med Sigma bliver man mindet om alt, også selvom der er flere hundrede punkter. Jeg mener bare, det er tilgiveligt at regne forkert på et beløb, men alle poster skal med. Og med Sigma glemmer man ikke noget.

TILLID TIL TALLENE

For Torkild Weltz og hans kollegaer er det afgørende, at de kan stole på, at den pris, de har regnet, er rigtig. Derfor bruger de konsekvent funktionen Nøgletal i Sigma.

Når vi er færdige med at kalkulere, trykker vi på Nøgletal. Nogle gange taster man jo forkert, men så kan man se det i nøgletallene. Det er en slags facitliste for, om det ser rigtigt ud. På den måde fanger man nemt graverende fejl, forklarer salgschefen og understreger, at det giver ro i maven, når man har tillid til, at prisen, man regner, er den rigtige.

Samtidig oplever Torkild Weltz, at det også er en stor fordel ved programmet, at man kan kalkulere kostpriser.

Når vi giver en pris, skal vi jo gerne vide, hvad vi tjener. Med Sigma kan vi gøre op på forhånd, hvad vi vil tjene på en sag, og vi kan fortælle bygherren, hvis det ikke kan svare sig for os, siger Torkild Weltz og tilføjer: Hvis vi eventuelt har et tab, så skyldes det en produktionsfejl. Ikke en regnefejl.

STOR TIDSBESPARELSE

En anden stor gevinst, som Torkild Weltz nævner, er tidsbesparelsen ved at bruge Sigma. Han minder om, at tid er penge, men det er ikke umiddelbart det væsentligste for ham.

Ja, det er penge, men det er også en service over for vores kunder, fordi vi meget hurtigt kan komme tilbage med nogle priser. Det gør os fleksible, forklarer han.
Der er meget tid at spare, når man lærer programmet at kende. Jeg kan ud fra en tegning regne en kompliceret sag i løbet af en formiddag. Det er bare at følge Sigma slavisk, så er den hjemme.

Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

Sigma er kalkulationsprogrammet, der har alt det, der skal til for at få overblik over et projekt. Rigtig mange små såvel som store virksomheder bruger det derfor til meget mere end bare præcise beregninger, som fx hos Kentto A/S.

For os er Sigma en ledetråd gennem hele projektet,

fortæller Thomas Nielsen, der sammen med sine to partnere, Kristian Olsen og Thomas Jespersen, stiftede bygge- og entreprenørfirmaet Kentto A/S i Havnsø tilbage i 2008.

I disse tider er det vigtigt at kunne holde styr på projekterne. Man skal have styr på tingene og huske at have det hele med,” forklarer han videre.

BEDRE OG HURTIGERE END REGNEARK

Vi regner alle vores store og mellemstore projekter i Sigma, og det er helt klart bedre end regneark. Med Sigma sparer vi så meget tid, at vi kan regne dobbelt så mange tilbud, skønner Thomas Nielsen, der på ingen måde vil kalde sig selv it-ekspert.

Han forklarer, at det går meget hurtigere, bl.a. fordi tingene ligger inde i programmet i forvejen, så man slipper for at indtaste det samme igen og igen.

Der er også mange justeringsmuligheder i Sigma, og man kan hive flere forskellige ting ud. Og så er det rart med validering, siger Thomas Nielsen og uddyber:
I Excel er det ikke til at overskue, hvis man har mange formler og regler. Det er ikke et problem i Sigma, og derfor kan vi bruge tiden til det, vi er gode til i stedet for.

RAMMER DEN RIGTIGE PRIS

Udover at projekterne bliver nemmere at overskue, er der for Thomas Nielsen og hans partnere en anden klar fordel ved at bruge et program som Sigma.

Vi er blevet skarpere til at ramme den rigtige pris. Det er meget mere præcist. Det kan næsten ikke sammenlignes, fortæller han.

Der er stort set aldrig noget, vi taber penge på. Sigma gør, at vi ikke bliver snydt på materialedelen, for vi glemmer ikke noget. Og det er halvtreds procent af en sag.

I kriseårene har Kentto oplevet, at mange konkurrenter har dykket priserne, men selv har de ligget til deres dækningsbidrag.

Det er rart, at man hurtigt kan regulere hovedprisen, når man er presset. På den måde er der meget mere styr på det. Ham der er billigst, er jo ham der har glemt noget!

TRYGHED OG BEDRE BUNDLINJE

Netop den udmelding har Magnus Therkildsen, der er produktansvarlig hos Sigma Estimates, hørt fra flere af deres kunder.

Rigtig mange entreprenører og udførende, der giver tilbud på byggeri er nødt til at kende prisen rigtig godt for at sikre indtjening, og her er Sigma en uundværlig løsning.

Så faktisk er den sparede tid ikke den største gevinst. Det er derimod evnen til at regne mere rigtigt, så man får indtjening på projekterne. I byggeriet kan det flytte rigtig mange procent på bundlinjen, og det er en af de nemmeste måder at gøre det på, forklarer han og uddyber:
Med programmet kan alle nemt forstå, hvordan kalkulationerne af byggeriet er sat sammen, og dermed får man mulighed for at fange eventuelle fejl, se på alternative løsninger og i det hele taget føle sig tryg ved kalkulation og tilbud.

Af Nina Munch-Petersen

KALKULATIONSVÆRKTØJ SIKRER VIGTIG VIDEN HOS KINGO

I mange virksomheder sidder nøglemedarbejdere inde med vigtig viden, som forsvinder den dag, medarbejderen forsvinder. Det kan koste virksomheden dyrt, og derfor er det en god idé at have et fælles værktøj, der deler viden mellem flere. Det har de hos Kingo Karlsen A/S.

Hanne Bak har lavet kalkulationer hos det landsdækkende nedbrydningsfirma Kingo Karlsen A/S i snart ti år. Hun var med fra dag ét, da virksomheden skiftede regnearket ud med et professionelt kalkulationsværktøj. Valget faldt på Sigma®.

GEMMER FAKTISKE PRISER I BIBLIOTEKET

Hanne Bak gik lynhurtigt i gang med at opbygge et bibliotek i Sigma, da hun fik programmet. Det har hun haft stor glæde af siden. “Jeg har udbygget bibliotekerne meget siden starten. Vores entrepriseledere har været gode til at melde tilbage, så der løbende kommer flere og flere ting med,” fortæller hun.

På den måde får jeg hele tiden flere typiske beregninger indtastet. Det gør det hurtigere at lave en ny kalkulation og beregningerne bliver mere præcise, fordi det er erfaringspriser fra reelle nedbrydninger. Så i dag er det ikke så meget skønnede priser, men faktiske priser.

MINIMERER RISIKOEN FOR FEJL

For Hanne Bak er det en stor lettelse at kende de reelle priser frem for at skulle gætte.

Det minimerer risikoen for, at vi får en sag ind, som vi ikke kan tjene penge på, fordi vi kommer til at sætte for lav kostpris på nogle dele, forklarer hun.

Vi vil jo gerne undgå tabsgivende sager, og hvad nu hvis vi har for lav pris på for eksempel gipsvægge og får en sag ind på KUN gipsvægge, av!

Den slags kedelige sager undgår Hanne Bak ved at bruge Sigmas kvik-bibliotek.

Det er forebyggende på den måde, at jeg typisk får at vide, hvis der er en enkelt bygningsdel, vi ikke kan udføre for de penge, vi får for det. Så taster jeg den ind, så det ikke gentager sig. Det er dér, vi kan fange nogle ting. Og det er nemmere i Sigma end i regneark, konstaterer hun.

ALLE DELER VIDEN

Det fungerer sådan, at jeg har opbygget et bibliotek, som vi er nogle, der bruger meget. Men jeg har også en kollega, der har sit eget special-bibliotek kun til nedbrydning af miljøfarlige stoffer, fortæller Hanne Bak og tilføjer:

Men alt er jo stadig tilgængeligt for alle, og det er godt, hvis andre skal indover, for der kører så mange sager igennem, at det kan være svært at holde styr på. Det er nemmere, når det én gang er bygget op, for så er det bare et spørgsmål om at gøre brug af det, hvis det bliver nødvendigt.

SPARER TID

Hanne Bak har vundet meget tid ved at bruge Sigma, fordi hun ikke skal starte forfra hver gang, hun skal lave en ny kalkulation. Og så er det blevet hurtigere at oplære en ny medarbejder.

Tidsbesparelsen kom ret hurtigt, da vi startede med Sigma. Og det er nemmere i dag at sætte en ny beregner til at regne, for der er allerede et bibliotek, siger hun og fortæller, at det næste, hun gerne vil begynde at arbejde med i Sigma, er følgebreve og tilbudssider, som hun også regner med at kunne spare tid på.

Helt generelt kan jeg kun sige, at vi er rigtig glade for at bruge Sigma, slutter Hanne Bak.

Skrevet af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

FÆLLES SPROG BIDRAGER TIL DEN GODE ØKONOMI I AARSLEFF

Hos entreprenøren Aarsleff har overgangen fra Excel til kalkulationsværktøjet Sigma haft endnu større betydning end forventet. Med programmet har ledelse, tilbud og produktion fået et fælles sprog, der giver bedre styring og nødvendigt overblik. Resultatet er sunde projekter.

Alle vores anlægsprojekter bliver kalkuleret i Sigma, så når vi vinder en sag, bliver Sigma-filen ganske enkelt overdraget til vores projektfolk ude på pladsen. Før var det ringbind med en masse papirer i, fortæller Jesper Jacobsen, afdelingsdirektør i Anlæg hos Per Aarsleff A/S.

FÆLLES SPROG – FRA LEDELSE TIL SKURVOGN

Han er ikke i tvivl om, at et fælles kalkulationsværktøj som Sigma giver en lang række fordele.

Det er et fælles sprog i hovedparten af virksomheden. Går vi et meget stort job igennem med vores direktion, så er det Sigma, det bliver gået igennem i, fortæller han.

På samme måde går afdelingslederen altid en kalkulation igennem med kalkulatøren og projektlederen. Sammen finder de ud af, hvad der skal justeres op og ned.

I sidste ende er det afdelingslederen, der har ansvaret for prissætningen, og det er ham eller hende, der beslutter, om vi vil tage en chance.

NEMT MED NØGLETAL

For kalkulatørerne betyder Sigma, at de kan regne mere akkurat end med et traditionelt Excel-ark. Det giver tryghed og fleksibilitet, der kommer hele projektorganisationen til gode.

Tidligere brugte ni ud af ti firmaer Excel. Men det har sine begrænsninger. Med en Sigma-fil kan du meget nemt trække en hel masse nøgletal ud på kryds og tværs. Hvor mange penge er der til asfalt. Hvor mange timer er der til at støbe vægge, søjler og så videre. Du kan også meget hurtigt putte nye enhedspriser ind og se, hvordan det slår igennem på totalentreprisen, forklarer afdelingsdirektøren.

I virkeligheden kan du godt kalde det et styringsredskab. Og det er grunden til, at vores projektfolk bruger det så meget, siger Jesper Jacobsen.

HURTIGT OVERBLIK

Programmet giver den fordel, at man langt hurtige kan få overblik over projektet. Hvor mange timer er der for eksempel sat af til en kloakstrækning. Og kan man lave det til den pris, eller er der så noget andet, der bliver dyrere?

Jesper Jacobsener begejstret over, at Sigma hjælper helt ned i detaljen, for som han siger:

Det er som en tjekliste, der sikrer, at vi har alle de forskellige dele med, så vi ikke pludselig står og tænker ’hov for Søren, vi har glemt at køre jorden væk’. Vi husker at få det hele med.

NATURLIG EFTERSPØRGSEL

Fra starten var Sigma kun tiltænkt kalkulatørerne i Aarsleff, men virkeligheden blev en anden. I dag har virksomheden flere hundrede brugere på tværs af koncernen, fortæller Jesper Jacobsen.

Der var nogle folk ude i marken, der fandt ud af, at det her program har egentlig rigtig mange gode finesser, og så fik de it-afdelingen til at lægge Sigma på deres maskiner. Så det er kommet hen ad vejen. Det er den gode historie. Det kom af sig selv.

Skrevet af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

De to succesfulde virksomheder CodeGroup og PM El-beregning har indledt et tæt samarbejde. De to parters samlede kundeskare kan nu se frem til, at en integration mellem Sigma og den nyudviklede El-Prisbog giver større mulighed for en nemmere og bedre forretning gennem styrket tilbudsgivning og projektbudgettering.

Det danske softwarehus CodeGroup A/S har siden starten i 2003 haft stor succes med kalkulationsprogrammet Sigma®. Nu har virksomheden indledt et tæt samarbejde med en anden populær spiller på banen: PM El-beregning ApS, der står bag EL-Prisbogen – en ny, databasebaseret løsning, som kan bruges til hurtige og præcise el-beregninger på byggeriets forskellige stadier.

Samarbejdet mellem de to virksomheder betyder, at El-Prisbogen nu kan tilkøbes til Sigma, og det vækker begejstring hos de mange i bygge- og anlægsbranchen, der laver elberegninger.

Integrationen af EL-Prisbogen i Sigma er interessant for både installatører, entreprenører og projekterende, som gerne nemt vil kunne regne effektivt på el-arbejdet. I Sigma kan EL-Prisbogen desuden fungere sammen med prisbøger fra andre fag, hvilket specielt gør det nemt at regne på tværs af discipliner. Udover bedre kalkulationer giver integrationen nem adgang til materiale- og aktivitetslister samt overskuelige og professionelle udskrifter til bl.a. tilbud og budgettering.

Magnus Therkildsen, administrerende direktør i CodeGroup A/S, forklarer:

Præcise og retvisende kalkulationer udgør en stadig større del af grundlaget for, om et godt projekt også er en god forretning. Ethvert projekt, der tager udgangspunkt i en dårlig beregning, vil altid udsætte virksomheden for en unødvendig og uansvarlig risiko.

Valg af kalkulationsværktøj er blevet mere og mere kritisk i takt med, at konkurrencen på indtjeningen er blevet hårdere i byggebranchen. Sigma adskiller sig fra anden software ved at give større gennemsigtighed og nøjagtighed, når de reelle omkostninger ved projekter og deres økonomiske konsekvenser skal beregnes. Det gør det muligt for Sigma-brugere at spare op til 85 procent af den tid, de ellers bruger på beregning og forhindrer samtidig budgetoverskridelser og projektforsinkelser.

Hos PM El-beregning ApS glæder man sig også over det nye samarbejde:

Det er en stor fordel for os, at den nye løsning med EL-Prisbogen nu kommer ud til rigtig mange brugere. Ikke mindst til dem, der regner på tværs med mange discipliner. Det vil være en stor gevinst for dem, at de nu også kan bruge denne database, siger direktørClaus Thomsen fra PM El-beregning ApS.

CodeGroup A/S
Codegroup.eu

For yderligere information kontakt venligst:

Magnus Therkildsen, Administrerende direktør
Mobil +45 41 44 50 55

mt@sigmaestimates.com

Om CodeGroup A/S

CodeGroup A/S udvikler kalkulationssoftware til virksomheder inden for byggeri og anlæg, produktion samt forsikringsbranchen. Selskabets produktportefølje består af Sigma Enterprise, Sigma Professional og Sigma Personal Edition, der alle bygger på et brugervenligt regneark-lignende interface.
Sigma software er tilgængelig via et årligt abonnement med mulighed for synkronisering med en mobil enhed. Ved at bruge Sigma Estimates software er mere end 3500 kunder i stand til at få større gennemsigtighed i sande omkostninger til projektet, spare op til 85 procent af den tid, de ellers bruger på kostestimering.

Om PM El-beregning ApS

PM El-beregning ApS er et beregningsfirma, der siden 1967 har beskæftiget sig med nettokalkulationer, mængdefortegnelser samt overslagskalkulationer for el-arbejder. Erfaringerne, der er høstet på disse opgaver, har virksomheden brugt til at udvikle professionelle kalkulationsværktøjer til elbranchen, heriblandt EL-OVERSLAGs prisbogen, som er et værktøj, der bruges til hurtige og præcise el-overslag på byggeriets forskellige stadier. Databasen til EL-Prisbogen i Sigma er udviklet med udgangspunkt i EL-OVERSLAGs prisbogen.

Undersøgelser viser, at der er fejl i 94 procent af alle regneark. Langt de fleste af dem bliver ikke opdaget i tide og det kan få alvorlige følger for virksomheden bl.a. i forbindelse med tilbudsgivning.

Vi er så vant til, at computeren regner bedre end os selv, og rigtig mange beslutninger i danske virksomheder bliver truffet på grundlag af beregninger lavet i regneark, herunder Microsoft-programmet Excel, der nok er det mest populære af dem alle. Men flere undersøgelser viser, at det er uklogt – ja, faktisk direkte uansvarligt – at stole blindt på regneark.

Fejl i 94 procent af alle regneark

I en artikel i Børsens Ledelseshåndbøger skriver Lars Christensen, at 9 ud af 10 Excel-beregninger indeholder så mange alvorlige fejl, at resultaterne er direkte misvisende. Derfor træffer mange virksomheder vigtige beslutninger på et forkert grundlag, og det kan blive dyrt for forretningen.

Fejl i regneark kan skyldes mange ting, men forkerte formler eller formler, der overskrives ved et uheld, er det mest almindelige. Lars Christensenmener ikke, at det er et spørgsmål OM der er fejl i en Excel-beregning, men snarere hvor mange og hvor alvorlige fejlene er.
Typisk er det menneskelige fejl, hvor man ganske enkelt glemmer nogle poster i regnearket. Det er de fejl, der er sværest at opdage, fordi regnearket stadig fungerer. Resultatet er bare forkert! Og hvis fejlen ikke opdages, risikerer man at sende fx et tilbud ud til en kunde, hvor man så selv bagefter hæfter for eventuelle mangler. Så begynder det at koste virksomheden penge.

Kontrol er ikke nok

Regneark er på mange måder en skøn opfindelse, fordi det er let at bruge. En strid strøm af bl.a. tilbud, overslag og kalkulationer ser derfor dagens lys gennem regneark. Men langt de fleste brugere af regneark er selvlærte, og det er først, når de har brændt fingrene, at det går op for dem, at der findes andre og mere sikre måder at lave beregninger på end med regneark.

Så kan man selvfølgelig forsøge med ekstra kontrol, men i små virksomheder er der typisk kun én, der sidder og regner tilbud. Derfor er der måske ikke lige en kollega, der kan hjælpe med at se regnearket igennem række for række. Desuden skal der ofte tilføjes nye tal til et færdigt regneark, og så kan man starte forfra. Det kan der gå meget kostbar tid med.

… spørgsmålet er ikke OM der er fejl i regnearket, men hvor mange og hvor seriøse de er.

– Citat af Lars Christensen, Børsens Ledelseshåndbøger

Kilder:

• Lars Christensen: The key to error-free business model, Børsens Ledelseshåndbøger, 3/MAJ 2008
• Raymond R. Panko: What we know about spreadsheet errors Link
• European Spreadsheet Risks Interest Group Link
• The Risk of Spreadsheet Errors Link

Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

RISIKOEN FOR REGNEARKSFEJL ER FORTID FOR ARTICON

Færøske Articon besluttede for et år siden at droppe regnearket til fordel for et professionelt kalkulationsprogram. Nu skal virksomheden ikke længere bekymre sig om risikoen for uheld og fejl i formler. Og det har vist sig at være en god forretning.

Det er kun et spørgsmål om tid, før den store fejl sker, siger Hans Sørensen, der er kalkulatør hos den færøske entreprenørvirksomhed Articon P/F.

Han hentyder til brugen af regneark. Eller rettere risikoen ved brug af regneark. Og han ved, hvad han taler om, for i de fire år, han har været ansat hos Articon, har han regnet størstedelen af de tilbud, der er gået ud af huset. Langt de fleste i Excel.

Fra Excel til Sigma

For et år siden besluttede Articon imidlertid at lægge regnearket på hylden og implementere et professionelt kalkulationsprogram i stedet. Det var der flere grunde til.

Vi trængte til at prøve noget nyt. Og så var der den evige risiko for fejl i kalkulationerne. For eksempel når der skal tilføjes poster, materialer eller lignende. Så står tingene i kalkulationen, men tæller måske ikke med i nogen af formlerne, fortæller kalkulatøren.

Det er netop faren for den slags fejl, der er en kedelig faktor. Man tilføjer eller fjerner nogle linjer, og så skal man tjekke, at det hele er med. Det kan blive til voldsomme fejl, hvis uheldet er ude.

Valget faldt på Sigma. Hans Sørensen kendte programmet fra nettet, men det var praktikanter fra konstruktørskolerne i Danmark, der fik ham overbevist om, at Articon skulle sadle om.

Flere gevinster

Skiftet til Sigma har givet Hans Sørensen en god tryghed i forhold til arbejdet med kalkulationer.

Ligeså snart du har fået noget ind i Sigma, kommer det frem i valideringen. Eller du får en advarsel. Sådan en funktion er der ikke i Excel.

Men trygheden er ikke den eneste gevinst. De mange ressourcer, som Articon tidligere brugte på at kontrollere kalkulationerne, sparer de nu ved at anvende Sigma.

Vi sparer meget tid. Især på at oprette og kvalitetssikre en kalkulation. Nu kan vi bare importere tilbudslisterne i Sigma, når vi får dem fra Excel. Og så er der meget genbrug, og det at vi ikke skal kvalitetssikre selve regnearket, sparer også megen tid.

Om gevinsten ved de store tidsbesparelser siger Hans Sørensen videre:

Det betyder, at vi kan være med i flere licitationer. Vi kan nå at lave flere kalkulationer med Sigma, end vi ellers kunne. Og så har vi fået et godt værktøj til at holde vores priser så skarpe som muligt. Vi ved, hvor langt vi kan gå ned – og stadig tjene penge, fortæller Hans Sørensen.

Han ser frem til, at Sigma bliver mere udbredt internt i virksomheden, for kollegaerne er endnu ikke helt så fortrolige med Sigma, som han selv er. Ganske enkelt fordi de ikke bruger programmet til daglig. Men det er kun et spørgsmål om tid, forudser Hans Sørensen.

Jeg har da fået spørgsmålet, om jeg ikke vil skifte tilbage til regnearket. Men det vil jeg ikke. Vi er glade for at have skiftet over til Sigma. Det er tidsbesparende i forhold til Excel og risikoen ved uheld og fejl i formler er borte, lyder det over Atlanten.

Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet

[av_section min_height=’25’ min_height_px=’40%’ padding=’default’ shadow=’no-shadow’ bottom_border=’no-border-styling’ id=” color=’main_color’ custom_bg=” src=’https://sigmaestimates.dk/wp-content/uploads/News.jpg’ attachment=’2432′ attachment_size=’full’ attach=’scroll’ position=’top left’ repeat=’stretch’ video=” video_ratio=’16:9′ overlay_enable=’aviaTBoverlay_enable’ overlay_opacity=’0.5′ overlay_color=’#ffffff’ overlay_pattern=” overlay_custom_pattern=” custom_class=’billede-tekst’]
[av_one_full first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=”]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=’billede-tekst’]
post
[/av_textblock]

[/av_one_full]
[/av_section]

[av_section min_height=” min_height_px=’500px’ padding=’default’ shadow=’no-border-styling’ bottom_border=’no-border-styling’ id=” color=’main_color’ custom_bg=’#d1d1d1′ src=” attachment=” attachment_size=” attach=’scroll’ position=’top left’ repeat=’no-repeat’ video=” video_ratio=’16:9′ overlay_opacity=’0.5′ overlay_color=” overlay_pattern=” overlay_custom_pattern=” custom_class=’post’]

[av_one_full first min_height=” vertical_alignment=’av-align-top’ space=” margin=’0px’ margin_sync=’true’ padding=’20px’ padding_sync=’true’ border=” border_color=” radius=’0px’ radius_sync=’true’ background_color=’#ffffff’ src=” attachment=” attachment_size=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” custom_class=”]

[av_image src=’https://sigmaestimates.dk/wp-content/uploads/entreprenoeren-logo.png’ attachment=’208′ attachment_size=’full’ align=’left’ styling=’no-styling’ hover=” link=” target=” caption=” font_size=” appearance=” overlay_opacity=’0.4′ overlay_color=’#000000′ overlay_text_color=’#ffffff’ animation=’fade-in’ custom_class=”][/av_image]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=’nyhed_artikel’]

STOL IKKE BLINDT PÅ DIT REGNEARK

Internationale undersøgelser viser, at der er fejl i 94 % af alle regneark. Langt de fleste af dem bliver ikke opdaget i tide og det kan få alvorlige følger for virksomheden bl.a. i forbindelse med tilbudsgivning.

Vi er så vant til, at computeren regner bedre end os selv, og rigtig mange beslutninger i danske virksomheder bliver truffet på grundlag af beregninger lavet i regneark, herunder Microsoft-programmet Excel, der nok er det mest populære af dem alle. Men flere undersøgelser viser, at det er uklogt – ja, faktisk direkte uansvarligt – at stole blindt på regneark.

In fact, surveys show that 94 % of all Excel models contain serious errors which can result in critical business and financial consequences…

Fejl i 94 procent af alle regneark

Senioranalytiker Lars Christensen fra Ernst & Young skriver i en artikel i Børsens Ledelseshåndbøger, at 9 ud af 10 Excel-beregninger indeholder så mange graverende fejl, at resultaterne er direkte misvisende. Derfor, understreger han, risikerer mange virksomhedsledere at træffe vigtige beslutninger på et forkert grundlag. Og det kan få alvorlige økonomiske eller strategiske konsekvenser for forretningen.

…the issue is not IF there are errors in an Excel model, but how many and how serious they are.

Fejl i regneark kan skyldes mange ting; logiske fejltagelser, ukorrekte formler eller formler, der overskrives ved et uheld for blot at nævne nogle få.Lars Christensengår så vidt som til at sige, at det ikke er et spørgsmål OM der er fejl i en Excel-beregning, men snarere hvor mange og hvor alvorlige fejlene er. Han inddeler fejlene i tre hovedtyper; mekaniske fejl, logiske fejl og udeladelsesfejl. Sidstnævnte er menneskelige fejl, hvor man ganske enkelt glemmer at indsætte poster i regnearket. Det er de fejl, der er sværest at opdage, fordi regnearket stadig fungerer. Resultatet af beregningen er bare forkert. Og hvis fejlen ikke opdages på anden vis, risikerer man at sende fx et tilbud ud til en kunde, hvor man selv efterfølgende hæfter for eventuelle mangler.

Find en anden løsning!

Regneark er på mange måder en skøn opfindelse, fordi det er let at anvende. En strid strøm af bl.a. tilbud, overslag og kalkulationer ser derfor dagens lys gennem regneark. Men langt de fleste regnarksbrugere er selvlærte og det er først, når de har brændt fingrene, at det går op for dem, at der findes andre og mere sikre måder at lave beregninger på end med regneark.

Det er selvfølgelig muligt at minimere fejlene i regnearket ved at fokusere på kvalitetssikring og indføre best practices, somLars Christensen foreslår. Men regneark laves normalt kun af én person ad gangen og bliver sjældent kontrolleret række for række af en kollega. Og hvad værre er: forsøg på at rette fejl skaber ofte blot nye fejl. Derfor er kvalitetssikring og kontrol ikke i sig selv nok til at udrydde risikoen for fejl. Desuden skal der næsten altid føjes nye data til et færdigt regneark, og så starter hele balladen forfra.

Uanset hvor gennemsigtigt og fleksibelt ens regneark synes at være, bør man altså ikke bruge regneark ukritisk. Og da slet ikke til store, komplekse beregninger, hvor selv små fejl kan få fatale følger. I stedet bør man overveje, om der findes andre løsninger. Det kan være et andet, mere pålideligt og nøjagtigt specialprogram som fx Sigma, der kan håndtere virksomhedens kalkulationsbehov på en mere sikker måde.

Her kan du læse mere om emnet:

• Lars Christensen: The key to error-free business model, Børsens Ledelseshåndbøger, 3/MAJ 2008
• Raymond R. Panko: What we know about spreadsheet errors
• European Spreadsheet Risks Interest Group
  

  Af Nina Munch-Petersen

[/av_textblock]

[av_hr class=’default’ height=’50’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’50px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’30px’ custom_margin_bottom=’30px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′]

[av_textblock size=” font_color=” color=” custom_class=”]
Kilde: Entreprenøren
[/av_textblock]

[/av_one_full][/av_section]