Undersøgelser viser, at der er fejl i 94 procent af alle regneark. Langt de fleste af dem bliver ikke opdaget i tide og det kan få alvorlige følger for virksomheden bl.a. i forbindelse med tilbudsgivning.
Vi er så vant til, at computeren regner bedre end os selv, og rigtig mange beslutninger i danske virksomheder bliver truffet på grundlag af beregninger lavet i regneark, herunder Microsoft-programmet Excel, der nok er det mest populære af dem alle. Men flere undersøgelser viser, at det er uklogt – ja, faktisk direkte uansvarligt – at stole blindt på regneark.
Fejl i 94 procent af alle regneark
I en artikel i Børsens Ledelseshåndbøger skriver Lars Christensen, at 9 ud af 10 Excel-beregninger indeholder så mange alvorlige fejl, at resultaterne er direkte misvisende. Derfor træffer mange virksomheder vigtige beslutninger på et forkert grundlag, og det kan blive dyrt for forretningen.
Fejl i regneark kan skyldes mange ting, men forkerte formler eller formler, der overskrives ved et uheld, er det mest almindelige. Lars Christensenmener ikke, at det er et spørgsmål OM der er fejl i en Excel-beregning, men snarere hvor mange og hvor alvorlige fejlene er.
Typisk er det menneskelige fejl, hvor man ganske enkelt glemmer nogle poster i regnearket. Det er de fejl, der er sværest at opdage, fordi regnearket stadig fungerer. Resultatet er bare forkert! Og hvis fejlen ikke opdages, risikerer man at sende fx et tilbud ud til en kunde, hvor man så selv bagefter hæfter for eventuelle mangler. Så begynder det at koste virksomheden penge.
Kontrol er ikke nok
Regneark er på mange måder en skøn opfindelse, fordi det er let at bruge. En strid strøm af bl.a. tilbud, overslag og kalkulationer ser derfor dagens lys gennem regneark. Men langt de fleste brugere af regneark er selvlærte, og det er først, når de har brændt fingrene, at det går op for dem, at der findes andre og mere sikre måder at lave beregninger på end med regneark.
Så kan man selvfølgelig forsøge med ekstra kontrol, men i små virksomheder er der typisk kun én, der sidder og regner tilbud. Derfor er der måske ikke lige en kollega, der kan hjælpe med at se regnearket igennem række for række. Desuden skal der ofte tilføjes nye tal til et færdigt regneark, og så kan man starte forfra. Det kan der gå meget kostbar tid med.
… spørgsmålet er ikke OM der er fejl i regnearket, men hvor mange og hvor seriøse de er.
– Citat af Lars Christensen, Børsens Ledelseshåndbøger
Regneark er altså forbundet med stor risiko, og jo større og mere kompleks kalkulationen er, jo større risiko er der for, at der opstår fejl. Og selv små fejl kan koste dyrt og være afgørende for, om der skal være sorte eller røde tal på bundlinjen, når året er omme.
Et sikkert alternativ
En udvej kan være, at man finder en anden og bedre løsning end regnearket. Det kan fx være et software-program som Sigma®, der nemt og sikkert kan indfri virksomhedens kalkulationsbehov. Fordelen ved et program som Sigma er, at det er bygget op med samme brugervenlighed som Microsoft© Windows, så det er nemt at gå til. Med programmet slipper man for at taste de samme ting ind igen og igen, og samtidig giver det dét overblik, der skal til for at lave meget præcise beregninger, hvilket mindsker risikoen for budgetoverskridelser.
Kilder:
- Lars Christensen: The key to error-free business model, Børsens Ledelseshåndbøger, 3/MAJ 2008
- Raymond R. Panko: What we know about spreadsheet errors Link
- European Spreadsheet Risks Interest Group Link
- The Risk of Spreadsheet Errors Link
Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet