Blog

PL Entreprise A/S er Bornholms største entreprenørvirksomhed med ca. 100 ansatte, og virksomheden løser opgaver, der spænder vidt. Fra kloakarbejde til at mure en skorsten eller opføre et helt industribyggeri fra grunden. Det kræver et kalkulationsprogram, der er til at stole på.

Med kalkulationsværktøjet Sigma har PL Entreprise A/S fået et program, der kan bruges til alle entrepriseformer – fagentreprise med egenproduktion, hovedentreprise og de helt store totalentrepriseopgaver.

Afdelingsleder i projekt og kalkulationsafdelingen, Ole Riis, har været ansat i virksomheden i snart fem år. Han fortæller:

Da jeg startede i PL Entreprise havde vi regneark. Det var i og for sig velfungerende, men kun for den kollega, der havde bygget det op gennem 20 år. Han kunne det til fingerspidserne, men jeg syntes ikke det var nemt. Faktisk var det kun godt for ham, der havde lavet det!

GENBRUG OG FORSTÅELSE

Netop det er typisk udfordringen med regneark. Det er fint nok, når man kender det, men det er særdeles svært at dele viden og skabe fælles forståelse for projektet. Her er det helt anderledes med et professionelt værktøj som Sigma.

Jeg havde set nogle annoncer for Sigma, så vi afprøvede det. Vi laver jo alt muligt arbejde – tømrer, murer, jord og beton – så det skulle dække bredt. Og det virkede fornuftigt, så vi købte det. I dag er vi to, der kalkulerer fuld tid og en byggeleder, der også bruger det, siger Ole Riis.

Før vi fik Sigma var det svært at genbruge. Man glemmer, hvor meget det hjælper i hverdagen, men i dag henter vi jo bare en kalkulation og tilretter den efter forholdene. Det er blevet nemt at dele viden og genbruge på tværs af kolleger. Det er vi meget glade for.

KALKULATION MED DATABASER

For Ole Riis er en af de helt store fordele ved Sigma brugen af databaser, som de gamle regneark ikke rummer. Med prislister og erfaringer i Sigma biblioteker kan man genbruge sin egen og kollegaernes viden.

Vi har lavet vores eget bibliotek ud fra de data, der lå i vores regneark. Men den store fordel nu er, at det er nemt at opdatere. Det var et problem, da vi brugte regneark. Så skulle vi have fat i hver eneste celle med risiko for at taste forkert. Nu smider vi i stedet vores interne prislister ind én gang om året. Så har vi dem, hver gang vi skal bruge dem, forklarer den bornholmske afdelingsleder.

HURTIGERE – OG SIKKER PÅ PRISEN

Brugen af biblioteker betyder, at det går hurtigere, når der skal laves tilbud i PL Entreprise A/S. ”Vi kan simpelthen hurtigere få tilbud ud over kanten. Tilbudsmængden er selvfølgelig varierende, når vi nu primært byder på Bornholm, men når der er meget, kan vi være hurtige og effektive,” konstaterer Ole Riis, der samtidig glæder sig over, at Sigma også er med til at gøre kvaliteten af kalkulationen bedre.

Når vi har prislisterne, har vi altid den rette pris på for eksempel maskiner og materialer. Usikkerheden er minimeret. Hvis vi skulle beregne det manuelt, ville det blive et skøn. Nu bliver det mere præcist, og vi er mere sikre på den pris, vi går ud med, både den ene og anden vej. Det er jo en svær balancegang, for det skal hverken være sat for højt eller for lavt. I den her branche er sølv- og bronzemedaljer ikke meget værd, fastslår Ole Riis.

Af Nina Munch-Petersen

Danske entreprenører balancerer ofte på et knivsæg i forhold til den risiko, de løber, når de siger ja til et byggeprojekt. I værste fald kan det betyde store tab for virksomheden. Hos MT Højgaard har de etableret et Kontraktråd og taget et fælles værktøj i brug, og det giver færre risikofyldte projekter.

Da Teknisk Direktør Erik Reker startede i MT Højgaard for 7 år siden, lå det ham stærkt på sinde at få indført et fælles kalkulationsværktøj, så alle beregninger blev ensartede. Målet var at få skabt overblik.

Det var afgørende at få organisationen til at indse, at man skal regne ensartet. Det er utrolig vigtigt at have en fælles platform. Det giver et ensartet grundlag, så alle ved, hvad man taler om, siger Erik Reker, der i dag indtager en central rolle som en af tre rådsformænd i MT Højgaards Kontraktråd. Deres opgave er at sikre, at de opgaver, der kommer ind, er solide, risikoafdækket og lønsomme.

KONTRAKTRÅD PRISSÆTTER RISIKO

Tidligere foretog MT Højgaard kun stikprøvekontroller af deres tilbudsberegninger, men i dag går MT Højgaard meget grundigere til værks. Storentreprenøren har etableret et Kontraktråd, hvor alle store sager bliver nøje gennemgået, inden et tilbud ryger ud af huset.

De risici, MT Højgaard vælger at tage, prissætter vi meget nøje. Og vi tager tilbuddene meget alvorligt. Man skal ikke blive overmodig, for byder man forkert, kan det i sidste ende gå ud over samarbejdet med kunden. Der er altid nogen, der skal betale, siger Erik Reker og fastslår samtidig, at det er umuligt at afdække risici, hvis man ikke arbejder ud fra en fælles platform.

SKARP PROCES SIKRER KVALITETEN

Arbejdet med at kvalitetssikre tilbuddene kræver en meget struktureret proces og fælles platform. Her spiller tilbudsberegnerne hos MT Højgaard en central rolle, fordi deres arbejde er med til at sikre forståelsen af projektet og den tilhørende gennemgang.

Projekterne skal gennemgås nøje, så de kan afdækkes ordentligt. Og her er processen væsentlig. Det er processen, der fører til den rigtige kvalitet. Og som led i det er det utrolig vigtigt med orden i penalhuset. Det vil sige, man skal have nogle gode, gennemprøvede værktøjer, der kan sikre en ensartet struktur. Det giver et stabilt grundlag, mener Erik Reker.

Beregnerne gennemtænker og simulerer alle muligheder for at finde den optimale løsning, hvor økonomi går hånd i hånd med faglighed. Gennem kalkulationen dokumenterer de processen og hele projektet.

På møderne i Kontraktrådet er der derfor en fast dagsorden på 18 punkter, der alle relaterer til kalkulationen, som beskriver projektet fra a til z, indeholder alle materialer, aktiviteter og risikovurdering, ligesom alle kompetencer er i spil; Jura, kvalitetssikring, forsikring, osv.

Hele porteføljen skal tages med i tilbudstilblivelsen. Ellers får vi ikke optimeret økonomisk, sikkerhedsmæssigt og så videre. Det er vi nødt til for at være konkurrencedygtige. Og for at der fremadrettet kan være plus på kontoen.

FÆLLES VÆRKTØJ GIVER ENSARTET STRUKTUR

I rådsformændenes arbejde med at sikre solide kontrakter spiller kalkulationsværktøjet en væsentlig rolle. Det er den fælles platform, alle arbejder ud fra og som sikrer, at alle taler samme sprog, uanset hvilken rolle de har. MT Højgaard har valgt et professionelt kalkulationsprogram, der kan bruges til alle typer projekter og som er så enkelt at bruge, at alle involverede parter kan være med.

Der er for mange fejlmuligheder ved at regne i for eksempel regneark. Vi ville have et kvalitetssikret værktøj, så vi screenede markedet og endte med at vælge Sigma. Det passede i kompleksitet til vores projekter – også fremadrettet med vores vej ind i BIM/VDC, fortæller Erik Reker med reference til den danske software-succes, Sigma Estimates.

Alle tilbud, der havner i Kontraktrådet, har en standardiseret forside, der er designet ud fra MT Højgaards behov. Det betyder, at de samme tal bliver regnet og præsenteret på samme måde hver gang. Det kan lyde trivielt, men det er det ikke.

Sammenhængskraften i kalkulationen er væsentlig. Den giver os et sikkert og stabilt detaljeringsniveau, men hvis vi ikke har noget ensartet gennemskueligt, får vi ikke tryghed for at det er regnet rigtigt, siger Erik Reker.

HURTIGT OVERBLIK OG GENNEMSKUELIGHED

Når projektet er brudt ordentligt ned i et fælles kalkulationsværktøj, kan rådsformændene hurtigt danne sig et overblik og vurdere om fx koncernkrav og indtjeningsgrad er overholdt. Og de kan spørge ind til nøgletallene, hvis der er noget, de vil gå i detaljer med. Det gør projekterne langt mere gennemskuelige og det bliver lettere at kontrollere risici.

Men hvis tallene er usammenlignelige, har vi ikke en jordisk chance for at gennemskue kalkulationen. Det duer ikke. Vi skal have et fælles værktøj. Og det er Sigma. Det har vi været supertilfredse med, fastslår MT Højgaards Tekniske Direktør, Erik Reker.

Man ender tit med at bygge noget, der ikke er helt identisk med den opgave, man bød på. Derfor er det vigtigt at lave et ordentligt og professionelt forarbejde, når der gives tilbud, så man ikke står med et underskud, når projektet er slut. Det kan Egon Olsen & Søn tale med om.

Fordelen ved et ordentligt tilbud er åbenlys for Egon Olsen & Søn A/S, der blev kåret til Årets Tømrer 2014. Firmaet valgte for år tilbage at gå over til kalkulationsprogrammet Sigma, så de er sikre på at få alt med, når de går ind i et projekt.

SIGMA FÅR DET HELE MED

Det Sigma gør, er at vi ikke taber penge på vores sager, fordi tilbuddene er gennemarbejdede, fortæller direktør Michael Hoff-Møller.
Vi gider ikke rende og lave arbejde, hvis vi ikke tjener penge på det. Med Sigma kender vi vores omkostningsniveau. Hvad koster en servicevogn? Eller en mand? Hvor langt kan vi gå ned i pris? Vi kan også hurtigere give tilbud. Altså ensartede, korrekte tilbud, som er prisopdaterede og har det hele med.

RISIKO FOR ØKONOMISK ØRETÆVE

Når byggeriet er gået i gang er det typisk folkene ude på pladsen, der ser problemerne opstå. Måske opdages de oven i købet først, når projektet afsluttes og bundlinjen viser røde tal. Og hvem skal så betale ekstraregningen?
Hvis tilbuddet ikke har været tilstrækkeligt gennemarbejdet og der ikke er taget højde for uforudsete udgifter, ender det ofte med at være håndværkeren eller entreprenøren, der hænger på den. Og på den måde kan et ellers godt projekt ende med at give virksomheden en økonomisk øretæve. Ja, i værste fald kan det tippe hele årets resultat til den forkerte side.

DET STARTER MED TILBUDDET

Men røde tal på bundlinjen behøver ikke bare være en sørgelig kendsgerning. For de kan ofte undgås. Med et godt og gennemtænkt tilbud kan man byde med den rigtige pris og samtidig have et solidt grundlag, når arbejdet går i gang.
Et professionelt kalkulations-værktøj som Sigma giver mulighed for at bl.a. at lave materialelister, arbejdssedler og tilbud på ekstra-arbejde. Alt sammen ting, der kan give det nødvendige overblik over projektet, effektivisere arbejdet og sikre at økonomien holder sig på sporet.

VIGTIG EFTERKALKULATION

En anden vigtig ting, er efterkalkulationen. Den viden, som folkene på pladsen kan sende tilbage til beregnerne, er afgørende for, at virksomheden løbende kan forbedre sine tilbud – og dermed blive skarpere til at minimere risici og til at finde den gode bundlinje.
Hver gang de afslutter en sag hos Egon Olsen & Søn A/S, tjekker beregnerne fx om priserne holdt stik. På den måde kan de hele tiden justere skabelonerne og forbedre deres kalkulationsgrundlag.

SPARER TID OG GIVER OVERSKUD

Direktør Michael Hoff-Møller fra Egon Olsen & Søn A/S er ikke i tvivl om, at det er det hele værd.

Vi genererer ikke omsætning, vi genererer overskud!

I forbindelse med projektopgaver går den gode kommunikation ofte tabt på vejen fra tilbud til produktion. Konsekvenserne ses typisk i form af øget risiko, store tab og manglende læring af projektet til fremtidig brug. En fælles kommunikationsplatform er en vigtig del af løsningen.

Alt for ofte hører vi om byggesager, der ender med store tab, og i værste tilfælde kan det trække spor af konkurs efter sig. Men hvorfor er det egentlig, at man gang på gang taber penge på byggesager? Én af forklaringerne er desværre ofte, at kommunikationen omkring projektopgaven ikke prioriteres. God kommunikation og klare processer i en virksomhed er vigtige redskaber til at opnå produktivitet og fastholde stærke arbejdsrelationer på alle niveauer. Det gælder også i bygge- og anlægsbranchen.

KLAR KOMMUNIKATION

Der er intet usædvanligt ved, at den opgave man byder på, ikke er 100 % identisk med det, man ender med at producere. Et byggeri er en dynamisk størrelse, og typisk sker der mange justeringer undervejs i byggeriet – af den ene eller den anden årsag. Det afgørende er, at uanset hvordan byggeriet udvikler sig, så bør der være en klar dialog mellem tilbud og produktion. Hvis kommunikationen her er begrænset, bliver konsekvensen nemt, at der gives tilbud på opgaver, der ikke kan udføres, sådan som de var tænkt. Det medfører øget risiko og hænger direkte sammen med økonomien – på den dårlige måde.

FÆLLES GRUNDLAG SKABER SAMARBEJDE

Projektkalkulationen udgør et naturligt omdrejningspunkt i ethvert byggeri, så hvorfor ikke bruge den til at skabe flow? Et værktøj som Sigma kan bidrage til tættere samarbejde internt, bl.a. fordi det sikrer, at opgaverne bliver ordenligt beskrevet og forstået af alle parter. Samtidig bliver det nemmere at evaluere og dermed drage erfaring af projektet. Det er nogle af årsagerne til, at mange af Danmarks entreprenører – heriblandt også de største som Aarsleff og MT Højgaard – sværger til Sigma.

STORE GEVINSTER OG ERFARINGSOPSAMLING

Produktion og tilbudsafdeling kan drage nytte af hinanden i et langt større omfang, end det sker i dag. Men forudsætningen er, at de taler sammen ud fra et fælles grundlag som i Sigma.
Tilbudsafdelingen kan bl.a. støtte produktionsfolkene ift. de ændringer, der sker undervejs i byggeriet. Hvad er dækket af den eksisterende kontrakt? – Og hvad er tillægsarbejder, der kan faktureres? Det er typisk et af de områder, hvor man helt unødigt mister penge, fordi produktion og tilbud ikke går i dialog.

Byggepladslederen kan også bruge projektkalkulationen konstruktivt og lave en produktionskalkulation til fx løbende materialebestillinger, akkordforslag og produktionskort samt økonomirapporteringer med bl.a. cost-to-complete-beregninger.
Den viden, der flyder tilbage til tilbudsafdelingen er kritisk, for at virksomheden løbende kan forbedre sine tilbud – og dermed blive skarpere til at minimere risici og til at finde den gode bundlinje.

Af Nina Munch-Petersen

Mange håndværksmestre bruger stadig regneark eller det, der er værre, når de skal lave et tilbud. Alt for ofte betyder det, at Mester bruger timevis på et tilbud – og ofte vinder han ikke engang projektet, eller det ender med at give underskud. Men sådan behøver det ikke at være.

Johnny Larsen, manden bag byggefirmaet Gelsted Tømrer & Snedker, er blevet meget bedre til at styre uden om de dårlige projekter.

Det er stadig krisetid, men vi har klart mere styr på indtjeningen i dag. Og vi har ikke råd til andet, så vi gør, hvad vi kan for at undgå dårlige projekter, fortæller Johnny Larsen, der nu har brugt kalkulationsprogrammet Sigma i et par år.

Min tanke er, at det er på grund af Sigma, at det går bedre. Før brugte jeg et andet program, som var meget svært og uoverskueligt. Jeg følte mig ikke sikker på, om det havde regnet alt rigtigt, menSigma er bygget op, så det er til at forstå. Det er bare så meget nemmere.

OVERBLIK OVER INDTJENINGEN

Johnny Larsen har fire svende og to lærlinge ansat, men det er kun ham selv, der regner tilbud. Han er specielt glad for Sigma, fordi det giver ham overblik og gennemsigtighed.

Der var større benarbejde i at ramme præcist, da jeg regnede på den gamle måde. Vi anede ikke, hvad vi tjente på en sag. Nu kender jeg dækningsbidraget og ved hvor meget vi kan gå ned.Hvis vi altså skal tage opgaven! Førhen kunne man godt bare hoppe med på den, siger Johnny Larsen. – Det, der er det rigtig gode ved Sigma – specielt på en lidt større opgave – er, at den pinder alt ud, så jeg ved præcis, hvad jeg skal bruge af materialer. Så er det bare at ringe til trælasten. Det tager 20 sekunder, og der er stort set ikke noget spild.

REGNER DOBBELT SÅ HURTIGT

For Johnny Larsen handler gevinsten ikke kun om økonomi. Han sparer også rigtig meget tid.

Det er jo ikke tid, vi har mest af. Ofte er det noget, man sidder og roder med om aftenen. Med Sigma går det bare hurtigere, og det betyder i sidste ende, at jeg kan være mere ude i marken, fortæller tømrermesteren, der har oplevet at bruge den halve tid af, hvad en kollega brugte, på at beregne det samme projekt. Forskellen var, at kollegaen brugte papir og blyant. – Når man først har arbejdet i det her, går det hurtigt. Man kan hive gamle sager frem og stjæle det hele derfra, for tit er det den samme konstruktion. Man skal bare ændre kvadratmeterne.

HJÆLP AT HENTE HELE VEJEN

Da jeg først så programmet, tænkte jeg: ’Det her er genialt. Det skal jeg bare lære’. Jeg valgte at tage grundkurset i Sigma. Og et par gange i starten bestilte jeg eneundervisning over telefonen. Det var genialt. Det gav rigtig, rigtig meget, siger Johnny Larsen, der glæder sig over de mange muligheder, der ligger i programmet.
Snart bliver det også muligt at udskrive produktionskort fra Sigma, så der er fuldstændigt overblik over, hvad en opgave går ud på og hvilke krav, der stilles til den. Den avancerede opgaveseddel vil give synlighed, bedre kommunikation mellem parterne og utvetydig dokumentation for, hvad der er aftalt.

Af Nina Munch-Petersen