Blog

Kalkulationsprogrammet Sigma og opmålingssoftwaren Bluebeam er omdrejningspunktet når en af Danmarks største og ældste tømrervirksomheder, A/S Julius Nielsen og Søn, afgiver tilbud på bl.a. komplekse renoveringsopgaver af historiske og fredede ejendomme i Danmark.

Hos Julius Nielsen og Søn, der bl.a. har specialiseret sig i renovering af historiske ejendomme, spiller IT-værktøjer en helt central rolle, når der skal udregnes tilbud. Ud over det sikrer de mest præcise tilbud og sparer beregnerne for en masse tid, så frigør det en masse ressourcer, som ifølge adm. direktør René Kjærsgaard-Nielsen er med til at sikre virksomheden afgørende konkurrencefordele.

– Sigma programmet er et omdrejningspunkt i vores kalkulationer, fordi det sikrer, at der er styr på kostpriser, dækningsbidrag, materialer, aktiviteter mm. Når vi ved, der er styr på tallene, så frigør det ressourcer til at være kreative i forhold til opgaveløsningen, og det er bl.a. med til at gøre os langt mere konkurrencedygtige i tilbudsfasen, forklarer René Kjærsgaard Nielsen.

Sigma programmet er med flere end 4000 brugere i dag det mest anvendte professionelle kalkulationssoftware målrettet, håndværkere, entreprenører, arkitekter, rådgivere, m.fl. Med strukturerne fra en underlæggende database bygger Sigma programmet på en brugervenlig og regneark-lignende brugerflade, så overgangen fra eksempelvis Excel er nem.

Genbrug af viden sparer tid og minimere fejl

Julius Nielsen og Søn har tre beregnere, der med undtagelse af meget små opgaver, regner alle tilbud i Sigma programmet.

Chefberegner Freddy Hansen, der startede i lære i virksomheden 1989, peger på, at for beregnerne, så er bibliotekerne i Sigma en af de helt store fordele, fordi beregnerne kan opsamle, genbruge og dele viden fra tidligere projekter.

– Vi udfører jo rigtig mange special renoveringer, når vi f.eks. renoverer fredede bygninger. Så derfor er det vigtigt, at vi har data fra tidligere projekter, så vi ikke skal beregne den samme bygningsdel flere gange. Det sikrer hurtigere og mere præcise beregninger, fordi en stor del af beregningen er gjort på forhånd, forklarer Freddy Hansen.

Overblik og flere tilbud fra hånden giver overskud

Ifølge Freddy Hansen så betyder de professionelle it-værktøjer også, at de som beregnere kan få langt flere tilbud fra hånden i en travl hverdag, samtidig med, at de stadig har overblik og derved gennemarbejdede tilbud.

– Vi har også implementeret Bluebeam, som er et IT opmålingsværktøj til tegninger, hvor vi scanner tegningen ind og så trækker vi automatisk mængder ud og overfører til tilbudslisterne i Sigma programmet. Det er også med til at sikre, at vi har alt med, når vi afgiver tilbud, siger Freddy Hansen.

Freddy Hansen savner dog, at bygherrerne i langt højere grad sender tilbudslister med som Excel filer i stedet for kun som PDF filer. Hvis tilbudslisten leveres som Excel fil, så kan Freddy Hansen og hans beregnere nemlig automatisk overføre tilbudslisten til sigma på få minutter, i stedet for at de skal bruge en hel dag eller mere på at taste alle data ind manuelt, når tilbudslisten kun leveres som en PDF.

Julius Nielsen og Søn er etableret i 1874 og beskæftiger ca. 100 medarbejdere. Virksomheden udfører bl.a. renovering af historiske og fredet bygninger, kontorindretning, facaderenovering, hospitalsombygninger, tagrenoveringer, vinduer og døre mm. Firmaet har eget snedkerværksted, hvor de bl.a. fremstiller inventar til Novo Nordisk samt kopi vinduer og døre mm.

Overblik og præcise kalkulationer er i dag afgørende for, om et byggeprojekt ender i plus eller minus. Derfor indtager professionelle kalkulationsprogrammer i stigende grad bygge- og anlægsbranchen. Kalkulationsprogrammerne er i dag også en del af Dansk Byggeris kalkulationskurser, hvor man bl.a. introducerer kursisterne til kalkulationsprogrammet Sigma som et muligt værktøj. 

Hos Dansk Byggeri, der løbende holder kalkulationskurser for bygge- og anlægsbranchen ser man it-værktøjer som en vigtig del af tilbudsprocessen. Chefkonsulent og underviser i styringsmæssige kurser, Flemming Grangaard understreger, at det også er essentielt med basal kalkulationsviden, hvis man skal udnytte fordelene ved kalkulationsprogrammerne.

Tilbudsansvarlige skal kende konsekvenserne

”Som bygge- og anlægsbranchen er skruet sammen i dag, så er det helt afgørende, at de folk, der har ansvar for tilbudsgivningen, de kender konsekvenserne af det at afgive et tilbud. Man binder jo virksomheden, og man kan ikke lige løbe fra tilbuddet, hvis man synes risikoen er blevet for stor, siger Flemming Grangaard.”

På Dansk Byggeris kalkulationskurser tager undervisningen bl.a. udgangspunkt i konkrete projekter, hvor kursisterne skal afgive et tilbud, herunder have fastsat dækningsbidraget, hvor det også indgår, hvad den konkrete sag kan bære, risikoafdækning mm.

”På kurserne er det også helt essentielt, at vi klæder vores kursister på med basal viden om økonomi, dækningsbidrag samt hvordan den enkelte virksomhed ud fra deres budget og forhold kan gøre sig konkurrencedygtige,” siger Flemming Grangaard.

Gevinster med kalkulationsprogrammer

Med den basale viden om kalkulation kan man høste store gevinster ved at bruge professionelle kalkulationsprogrammer, der i øjeblikket vinder kraftigt indpas i bygge- og anlægsbranchen. Derfor introduceres kursisterne bl.a. til det professionelle kalkulationsprogram Sigma.

”Et færdigt program som Sigma sparer en masse tid i tilbudsprocessen, samtidig med, at det giver bedre overblik når f.eks. dækningsbidraget skal fastsættes og tilbudslisten skal udfyldes – en helstøbt tilbudsproces, hvor man er sikker på, at man har regnet rigtigt og afgivet en skarp pris,” forklarer Flemming Grangaard.

Han peger bl.a. også på vigtigheden af, at programmet kan kobles med grossisternes prislister eller man kan opbygge sine egne skabeloner, hvilket betyder, at man ikke skal starte forfra hver gang man skal afgive et tilbud – man kan genbruge viden fra tidligere projekter.

Sigma programmet er i dag markedsledende og benyttes i dag af flere end 4000 brugere i Danmark.

Kurser på forskellige niveauer

Dansk Byggeris kalkulationskurser er delt op i to kurser. Kalkulationsteknik 1 – Detailkalkulation, hvor kursisterne lærer at bruge de forskellige kalkulationsmetoder og opmålingsprincipper, der skal til for at beregne den “rigtige pris” samt om alle de forhold, som har betydning for denne udregning.

For de mere erfarne i kalkulations- og tilbudsgivning er der kalkulationsteknik 2, der handler om at blive skarpere på overslagspriser. Her lærer du at bruge de forskellige kalkulationsmetoder samt, hvordan du understøtter anvendelsen af nye samarbejdsformer.

– På dette kursus fokuserer vi på, hvordan du beregner en pris på et “tyndt” projektgrundlag, og hvordan du kan beregne en overslagspris i de tidlige faser af byggeprocessen, siger Flemming Grangaard.

Læs mere om kurserne her:

http://www.danskbyggeri.dk/kursus-og-udvikling/kurser/

Et godt overblik og præcise kalkulationer kan nemt blive afgørende for, om et byggeprojekt ender i plus eller minus. En af måderne at undgå tabsgivende projekter på er ved at bruge det rigtige kalkulationsværktøj. Det har byggefirmaet HHM A/S gjort.

Før vi fik Sigma til kalkulation, sad vi og fedtede med excel-ark, fortæller Lau Johansen, tilbudschef i HHM A/S. Han har arbejdet i virksomheden i adskillige år, og han var med, da de for snart ti år siden tog kalkulationsværktøjet Sigma i brug.

For ham var det et fornuftigt valg, og i dag er der to beregnere, der arbejder fuld tid med Sigma samt et par andre medarbejdere, der bruger programmet lidt ind i mellem.

Vi valgte at droppe Excel for at gøre det nemmere for os alle sammen. En kort overgang brugte vi også EXACT-calc, men Sigma gik et skridt videre og har mange flere faciliteter, forklarer Lau Johansen.

KALKULATION DER FØRER TIL DE RIGTIGE TILBUD

HHM A/S’s tilbudschef er ikke i tvivl om, at et professionelt kalkulationsværktøj som Sigma giver et solidt grundlag, fordi man med et godt og gennemtænkt tilbud kan byde med den rigtige pris.

Det er noget skidt, hvis man kommer af sted med det forkerte tilbud. Hvis det er for dyrt, får man ikke opgaven. Og hvis det er for billigt, så tjener man ikke noget på den, siger han.

For Lau Johansen er det opbygningen af en kalkulation som er det væsentlige. Den skal give et struktureret overblik over de forskellige dele, og i Sigma kan han nemt lave materialelister, gennemskue kostpriser, omkostningstillæg mm. Det er alt sammen med til at effektivisere arbejdet og sikre at økonomien holder sig på sporet.

Det er jo vores daglige brød, det her handler om, og Sigma er en slags huskeliste, hvor man hurtigt kan se, om der er noget, man skal tage stilling til. Man får et overblik over hvad kalkulationen indeholder, og det er sikkerheden, når man skal sende et tilbud afsted – at man har været hele processen igennem. Omhyggeligheden gør, at man bliver tryg ved det, forklarer HHM’s mangeårige tilbudschef.

HURTIGERE OG NEMMERE ARBEJDSGANG

For Lau Johansen er Sigma også ensbetydende med en betydeligt nemmere hverdag ift. virksomhedens arbejdsgang.

Med Sigma arbejder vi på en helt anden struktureret måde, end vi gjorde med Excel. Vi sparer en del tid på gennemgange med direktøren eller sektionschefen, som typisk lige skal kigge over skulderen og se, hvordan slagsprisen er, inden tilbuddet ryger afsted.

Tilbudschefen uddyber, at det med Excel var en besværlig gennemgang, hvor de var nødt til at gå i detaljer, mens det med Sigma er en langt hurtigere og mere overskuelig proces, fordi nøgletallene er synlige, og han tilføjer:

Samtidig sparer vi jo også tid, fordi vi kan genbruge. Hvis der er en tilsvarende aktivitet i nyt projekt, så kopierer vi det bare over. Det er nemt, selvom man selvfølgelig ikke skal kopiere blindt, siger Lau Johansen, der alt i alt er meget begejstret for Sigma.

Det bedste er, at man er tvunget til at stille kalkulationen op i struktureret form, og derfor kan alle sætte sig ind i og se værdien af og meningen med det. Der er så meget i en kalkulation, der kan gå galt, men med Sigma får man hurtigt overblik over nøgletallene, og det giver tryghed, slutter tilbudschefen.

Hos tagspecialisten LTN Entreprise ApS i Vejle med 10 ansatte har byggeformanden skiftet blyant og papir ud med kalkulationsprogrammet Sigma, når der udregnes tilbud. Hvad der f.eks. tidligere tog ham en time, tager nu blot tre minutter. Men ikke nok med det. Han har også fået langt mere præcise beregninger og mulighed for at sortere tabsgivende og dårlige sager fra.

Det er så nemt, når man har regnet én type opgave og skal regne noget lignende. Så kan man genbruge kalkulationen, og det er meget tidsbesparende. fortæller Henrik Degn van Reysen, der efter at have downloaded demoversionen og foretaget et enkelt opkald til Sigmas hotline, krøllede papiret sammen og startede op med Sigma.

Tættere på kostprisen

Med strukturerne fra en underlæggende database bygger Sigma programmet på en brugervenlig og regneark-lignende brugerflade.

Men i modsætning til f.eks. Excel, så har Sigma indbygget en kalkulationsmotor, der sikrer præcise beregninger. Alle materialer, lønninger og andet kan indregnes, og det giver derfor fuldt overblik over de reelle omkostninger.

For os handler det jo om at ramme rigtigt – specielt i forhold til bemanding og materialer. Med Sigma kommer vi simpelthen tættere på vores kostpris, siger Henrik Degn van Reysen.

Skarp sortering af opgaverne

For ham har det større overblik betydet, at han har lettere ved at gennemskue, hvornår det kan svare sig at sige ja til et projekt, og hvornår man skal takke nej.

Når vi bliver bedt om at byde på noget, og bygherren kommer tilbage og siger, at vi skal lave det for 50.000 kroner mindre, så kan vi pænt sige nej tak, hvis vi ikke tjener en krone. Det er rart at have i baghånden. Det hjælper til at sortere opgaverne skarpt, forklarer han.

Tilbuds- og materialelister

Med Sigma programmet kan Henrik Degn van Reysen bl.a. også opbygge databaser med egne erfaringer, som kan fungere som skabeloner. På den måde kan han genbruge viden og undgå dyre forglemmelser. Det også muligt at indlæse færdige skabeloner, bl.a. fra Exact og V&S Prisdatabaser.

For mig er Sigma et tilbudsværktøj, som jeg bruger til alle tilbud. Men vi kan også bruge det til at følge op budgetmæssigt. Samtidig er det en hjælp med dokumenterne – både tilbuds- og materialelister. Dem kan man lave, som man selv vil have dem, og det sparer også tid, fortæller han.