Danske entreprenører balancerer ofte på et knivsæg i forhold til den risiko, de løber, når de siger ja til et byggeprojekt. I værste fald kan det betyde store tab for virksomheden. Hos MT Højgaard har de etableret et Kontraktråd og taget et fælles værktøj i brug, og det giver færre risikofyldte projekter.

Da Teknisk Direktør Erik Reker startede i MT Højgaard for 7 år siden, lå det ham stærkt på sinde at få indført et fælles kalkulationsværktøj, så alle beregninger blev ensartede. Målet var at få skabt overblik.

Det var afgørende at få organisationen til at indse, at man skal regne ensartet. Det er utrolig vigtigt at have en fælles platform. Det giver et ensartet grundlag, så alle ved, hvad man taler om, siger Erik Reker, der i dag indtager en central rolle som en af tre rådsformænd i MT Højgaards Kontraktråd. Deres opgave er at sikre, at de opgaver, der kommer ind, er solide, risikoafdækket og lønsomme.

KONTRAKTRÅD PRISSÆTTER RISIKO

Tidligere foretog MT Højgaard kun stikprøvekontroller af deres tilbudsberegninger, men i dag går MT Højgaard meget grundigere til værks. Storentreprenøren har etableret et Kontraktråd, hvor alle store sager bliver nøje gennemgået, inden et tilbud ryger ud af huset.

De risici, MT Højgaard vælger at tage, prissætter vi meget nøje. Og vi tager tilbuddene meget alvorligt. Man skal ikke blive overmodig, for byder man forkert, kan det i sidste ende gå ud over samarbejdet med kunden. Der er altid nogen, der skal betale, siger Erik Reker og fastslår samtidig, at det er umuligt at afdække risici, hvis man ikke arbejder ud fra en fælles platform.

SKARP PROCES SIKRER KVALITETEN

Arbejdet med at kvalitetssikre tilbuddene kræver en meget struktureret proces og fælles platform. Her spiller tilbudsberegnerne hos MT Højgaard en central rolle, fordi deres arbejde er med til at sikre forståelsen af projektet og den tilhørende gennemgang.

Projekterne skal gennemgås nøje, så de kan afdækkes ordentligt. Og her er processen væsentlig. Det er processen, der fører til den rigtige kvalitet. Og som led i det er det utrolig vigtigt med orden i penalhuset. Det vil sige, man skal have nogle gode, gennemprøvede værktøjer, der kan sikre en ensartet struktur. Det giver et stabilt grundlag, mener Erik Reker.

Beregnerne gennemtænker og simulerer alle muligheder for at finde den optimale løsning, hvor økonomi går hånd i hånd med faglighed. Gennem kalkulationen dokumenterer de processen og hele projektet.

På møderne i Kontraktrådet er der derfor en fast dagsorden på 18 punkter, der alle relaterer til kalkulationen, som beskriver projektet fra a til z, indeholder alle materialer, aktiviteter og risikovurdering, ligesom alle kompetencer er i spil; Jura, kvalitetssikring, forsikring, osv.

Hele porteføljen skal tages med i tilbudstilblivelsen. Ellers får vi ikke optimeret økonomisk, sikkerhedsmæssigt og så videre. Det er vi nødt til for at være konkurrencedygtige. Og for at der fremadrettet kan være plus på kontoen.

FÆLLES VÆRKTØJ GIVER ENSARTET STRUKTUR

I rådsformændenes arbejde med at sikre solide kontrakter spiller kalkulationsværktøjet en væsentlig rolle. Det er den fælles platform, alle arbejder ud fra og som sikrer, at alle taler samme sprog, uanset hvilken rolle de har. MT Højgaard har valgt et professionelt kalkulationsprogram, der kan bruges til alle typer projekter og som er så enkelt at bruge, at alle involverede parter kan være med.

Der er for mange fejlmuligheder ved at regne i for eksempel regneark. Vi ville have et kvalitetssikret værktøj, så vi screenede markedet og endte med at vælge Sigma. Det passede i kompleksitet til vores projekter – også fremadrettet med vores vej ind i BIM/VDC, fortæller Erik Reker med reference til den danske software-succes, Sigma Estimates.

Alle tilbud, der havner i Kontraktrådet, har en standardiseret forside, der er designet ud fra MT Højgaards behov. Det betyder, at de samme tal bliver regnet og præsenteret på samme måde hver gang. Det kan lyde trivielt, men det er det ikke.

Sammenhængskraften i kalkulationen er væsentlig. Den giver os et sikkert og stabilt detaljeringsniveau, men hvis vi ikke har noget ensartet gennemskueligt, får vi ikke tryghed for at det er regnet rigtigt, siger Erik Reker.

HURTIGT OVERBLIK OG GENNEMSKUELIGHED

Når projektet er brudt ordentligt ned i et fælles kalkulationsværktøj, kan rådsformændene hurtigt danne sig et overblik og vurdere om fx koncernkrav og indtjeningsgrad er overholdt. Og de kan spørge ind til nøgletallene, hvis der er noget, de vil gå i detaljer med. Det gør projekterne langt mere gennemskuelige og det bliver lettere at kontrollere risici.

Men hvis tallene er usammenlignelige, har vi ikke en jordisk chance for at gennemskue kalkulationen. Det duer ikke. Vi skal have et fælles værktøj. Og det er Sigma. Det har vi været supertilfredse med, fastslår MT Højgaards Tekniske Direktør, Erik Reker.

Man ender tit med at bygge noget, der ikke er helt identisk med den opgave, man bød på. Derfor er det vigtigt at lave et ordentligt og professionelt forarbejde, når der gives tilbud, så man ikke står med et underskud, når projektet er slut. Det kan Egon Olsen & Søn tale med om.

Fordelen ved et ordentligt tilbud er åbenlys for Egon Olsen & Søn A/S, der blev kåret til Årets Tømrer 2014. Firmaet valgte for år tilbage at gå over til kalkulationsprogrammet Sigma, så de er sikre på at få alt med, når de går ind i et projekt.

SIGMA FÅR DET HELE MED

Det Sigma gør, er at vi ikke taber penge på vores sager, fordi tilbuddene er gennemarbejdede, fortæller direktør Michael Hoff-Møller.
Vi gider ikke rende og lave arbejde, hvis vi ikke tjener penge på det. Med Sigma kender vi vores omkostningsniveau. Hvad koster en servicevogn? Eller en mand? Hvor langt kan vi gå ned i pris? Vi kan også hurtigere give tilbud. Altså ensartede, korrekte tilbud, som er prisopdaterede og har det hele med.

RISIKO FOR ØKONOMISK ØRETÆVE

Når byggeriet er gået i gang er det typisk folkene ude på pladsen, der ser problemerne opstå. Måske opdages de oven i købet først, når projektet afsluttes og bundlinjen viser røde tal. Og hvem skal så betale ekstraregningen?
Hvis tilbuddet ikke har været tilstrækkeligt gennemarbejdet og der ikke er taget højde for uforudsete udgifter, ender det ofte med at være håndværkeren eller entreprenøren, der hænger på den. Og på den måde kan et ellers godt projekt ende med at give virksomheden en økonomisk øretæve. Ja, i værste fald kan det tippe hele årets resultat til den forkerte side.

DET STARTER MED TILBUDDET

Men røde tal på bundlinjen behøver ikke bare være en sørgelig kendsgerning. For de kan ofte undgås. Med et godt og gennemtænkt tilbud kan man byde med den rigtige pris og samtidig have et solidt grundlag, når arbejdet går i gang.
Et professionelt kalkulations-værktøj som Sigma giver mulighed for at bl.a. at lave materialelister, arbejdssedler og tilbud på ekstra-arbejde. Alt sammen ting, der kan give det nødvendige overblik over projektet, effektivisere arbejdet og sikre at økonomien holder sig på sporet.

VIGTIG EFTERKALKULATION

En anden vigtig ting, er efterkalkulationen. Den viden, som folkene på pladsen kan sende tilbage til beregnerne, er afgørende for, at virksomheden løbende kan forbedre sine tilbud – og dermed blive skarpere til at minimere risici og til at finde den gode bundlinje.
Hver gang de afslutter en sag hos Egon Olsen & Søn A/S, tjekker beregnerne fx om priserne holdt stik. På den måde kan de hele tiden justere skabelonerne og forbedre deres kalkulationsgrundlag.

SPARER TID OG GIVER OVERSKUD

Direktør Michael Hoff-Møller fra Egon Olsen & Søn A/S er ikke i tvivl om, at det er det hele værd.

Vi genererer ikke omsætning, vi genererer overskud!

I forbindelse med projektopgaver går den gode kommunikation ofte tabt på vejen fra tilbud til produktion. Konsekvenserne ses typisk i form af øget risiko, store tab og manglende læring af projektet til fremtidig brug. En fælles kommunikationsplatform er en vigtig del af løsningen.

Alt for ofte hører vi om byggesager, der ender med store tab, og i værste tilfælde kan det trække spor af konkurs efter sig. Men hvorfor er det egentlig, at man gang på gang taber penge på byggesager? Én af forklaringerne er desværre ofte, at kommunikationen omkring projektopgaven ikke prioriteres. God kommunikation og klare processer i en virksomhed er vigtige redskaber til at opnå produktivitet og fastholde stærke arbejdsrelationer på alle niveauer. Det gælder også i bygge- og anlægsbranchen.

KLAR KOMMUNIKATION

Der er intet usædvanligt ved, at den opgave man byder på, ikke er 100 % identisk med det, man ender med at producere. Et byggeri er en dynamisk størrelse, og typisk sker der mange justeringer undervejs i byggeriet – af den ene eller den anden årsag. Det afgørende er, at uanset hvordan byggeriet udvikler sig, så bør der være en klar dialog mellem tilbud og produktion. Hvis kommunikationen her er begrænset, bliver konsekvensen nemt, at der gives tilbud på opgaver, der ikke kan udføres, sådan som de var tænkt. Det medfører øget risiko og hænger direkte sammen med økonomien – på den dårlige måde.

FÆLLES GRUNDLAG SKABER SAMARBEJDE

Projektkalkulationen udgør et naturligt omdrejningspunkt i ethvert byggeri, så hvorfor ikke bruge den til at skabe flow? Et værktøj som Sigma kan bidrage til tættere samarbejde internt, bl.a. fordi det sikrer, at opgaverne bliver ordenligt beskrevet og forstået af alle parter. Samtidig bliver det nemmere at evaluere og dermed drage erfaring af projektet. Det er nogle af årsagerne til, at mange af Danmarks entreprenører – heriblandt også de største som Aarsleff og MT Højgaard – sværger til Sigma.

STORE GEVINSTER OG ERFARINGSOPSAMLING

Produktion og tilbudsafdeling kan drage nytte af hinanden i et langt større omfang, end det sker i dag. Men forudsætningen er, at de taler sammen ud fra et fælles grundlag som i Sigma.
Tilbudsafdelingen kan bl.a. støtte produktionsfolkene ift. de ændringer, der sker undervejs i byggeriet. Hvad er dækket af den eksisterende kontrakt? – Og hvad er tillægsarbejder, der kan faktureres? Det er typisk et af de områder, hvor man helt unødigt mister penge, fordi produktion og tilbud ikke går i dialog.

Byggepladslederen kan også bruge projektkalkulationen konstruktivt og lave en produktionskalkulation til fx løbende materialebestillinger, akkordforslag og produktionskort samt økonomirapporteringer med bl.a. cost-to-complete-beregninger.
Den viden, der flyder tilbage til tilbudsafdelingen er kritisk, for at virksomheden løbende kan forbedre sine tilbud – og dermed blive skarpere til at minimere risici og til at finde den gode bundlinje.

Af Nina Munch-Petersen

Mange håndværksmestre bruger stadig regneark eller det, der er værre, når de skal lave et tilbud. Alt for ofte betyder det, at Mester bruger timevis på et tilbud – og ofte vinder han ikke engang projektet, eller det ender med at give underskud. Men sådan behøver det ikke at være.

Johnny Larsen, manden bag byggefirmaet Gelsted Tømrer & Snedker, er blevet meget bedre til at styre uden om de dårlige projekter.

Det er stadig krisetid, men vi har klart mere styr på indtjeningen i dag. Og vi har ikke råd til andet, så vi gør, hvad vi kan for at undgå dårlige projekter, fortæller Johnny Larsen, der nu har brugt kalkulationsprogrammet Sigma i et par år.

Min tanke er, at det er på grund af Sigma, at det går bedre. Før brugte jeg et andet program, som var meget svært og uoverskueligt. Jeg følte mig ikke sikker på, om det havde regnet alt rigtigt, menSigma er bygget op, så det er til at forstå. Det er bare så meget nemmere.

OVERBLIK OVER INDTJENINGEN

Johnny Larsen har fire svende og to lærlinge ansat, men det er kun ham selv, der regner tilbud. Han er specielt glad for Sigma, fordi det giver ham overblik og gennemsigtighed.

Der var større benarbejde i at ramme præcist, da jeg regnede på den gamle måde. Vi anede ikke, hvad vi tjente på en sag. Nu kender jeg dækningsbidraget og ved hvor meget vi kan gå ned.Hvis vi altså skal tage opgaven! Førhen kunne man godt bare hoppe med på den, siger Johnny Larsen. – Det, der er det rigtig gode ved Sigma – specielt på en lidt større opgave – er, at den pinder alt ud, så jeg ved præcis, hvad jeg skal bruge af materialer. Så er det bare at ringe til trælasten. Det tager 20 sekunder, og der er stort set ikke noget spild.

REGNER DOBBELT SÅ HURTIGT

For Johnny Larsen handler gevinsten ikke kun om økonomi. Han sparer også rigtig meget tid.

Det er jo ikke tid, vi har mest af. Ofte er det noget, man sidder og roder med om aftenen. Med Sigma går det bare hurtigere, og det betyder i sidste ende, at jeg kan være mere ude i marken, fortæller tømrermesteren, der har oplevet at bruge den halve tid af, hvad en kollega brugte, på at beregne det samme projekt. Forskellen var, at kollegaen brugte papir og blyant. – Når man først har arbejdet i det her, går det hurtigt. Man kan hive gamle sager frem og stjæle det hele derfra, for tit er det den samme konstruktion. Man skal bare ændre kvadratmeterne.

HJÆLP AT HENTE HELE VEJEN

Da jeg først så programmet, tænkte jeg: ’Det her er genialt. Det skal jeg bare lære’. Jeg valgte at tage grundkurset i Sigma. Og et par gange i starten bestilte jeg eneundervisning over telefonen. Det var genialt. Det gav rigtig, rigtig meget, siger Johnny Larsen, der glæder sig over de mange muligheder, der ligger i programmet.
Snart bliver det også muligt at udskrive produktionskort fra Sigma, så der er fuldstændigt overblik over, hvad en opgave går ud på og hvilke krav, der stilles til den. Den avancerede opgaveseddel vil give synlighed, bedre kommunikation mellem parterne og utvetydig dokumentation for, hvad der er aftalt.

Af Nina Munch-Petersen

JunckerHaven har formået at bide sig fast i en niche, hvor kunderne er villige til at betale for kvalitet. En satsning, der kræver både hårdt arbejde og hård styring. Ikke mindst hvad angår tilbudsberegning.

Kunder vil gerne have kvalitet, og det er det, jeg sælger!

Det fastslår direktør Lars Juncker, som har valgt ikke at gå på kompromis, selvom der er krise.

Jeg prøver at skille mig ud på produktet. Hos os er det ikke bare et stykke have, man får.

Anlægsgartnervirksomheden JunckerHaven har specialiseret sig i svømmehaver, dvs. havebassiner, der er biologisk renset, så man kan bade i dem. En slags naturens swimming pool. Lars Juncker lægger ikke skjul på, at han og hustruen Sidse har haft nogle hårde år. Kunderne er prisbevidste, de indhenter mange tilbud, og pengene sidder ikke løst.

Det er ikke nødvendigvis det billigste tilbud, man får fra os, men det er tit, at kunden heller ikke er tjent med den billigste pris, siger Lars Juncker.

At han lykkes med at overbevise kunderne om det, hænger bl.a. sammen med, at han laver sine tilbud i et fleksibelt kalkulationsprogram.

Regneark ikke godt nok

Da Lars Juncker startede i 1990, lavede han sine beregninger med papir og blyant, inden han gik over til Excel.

Et regneark kan godt regne rigtigt, men det kræver, at du sætter det rigtig op. Og så er det ikke godt til at præsentere kunden for en pris, siger Lars Juncker, der snart blev enig med sig selv om, at regneark ikke var godt nok. Da han samtidig havde hørt om kalkulationsprogrammet Sigma, kastede han sig ud i det og købte en licens.

Mange gode funktioner

I dag bruger Lars Juncker både regnedelen, biblioteksdelen, efterkalkulationsdelen og rapportdelen i Sigma.

Jeg bliver hele tiden bedre og bedre.  Nu kan jeg for eksempel selv indrette mine rapporter og vælge udskriftsniveau til kunder.

Alle Junckerhaver er individuelle, så der kalkuleres fra gang til gang. Alligevel er der meget genbrug – og dermed sparet tid.

Jeg taster ind, at jeg skal bruge så og så mange medarbejdere med den timesats, de og de varer med den og den avance. Ved bare at skrive én linje, kan jeg få det hele frem med dækningsbidrag, forklarer Lars Juncker, der også ser en klar fordel i at kunne arbejde med gennemsigtige priser. Han har sine egne biblioteker og har han lagt sin egen avance på leverandørernes prisfiler.

Det er nemt at redigere i Sigma og ændre på for eksempel chaussesten. Kunden kan stadig se, at jeg ikke snyder ham. Han ved, hvad han får. Med regneark havde det taget mig tre gange så lang tid, fastslår Lars Juncker.

Fantastisk redskab

For Lars Juncker er det også en fordel, at flere og flere virksomheder gør deres prislister læselige for Sigma.

Det gør det nemt at importere for eksempel tilbudslister fra arkitekter. Det giver en enorm tryghed, fordi jeg så ved, at jeg ikke regner forkert,siger Lars Juncker, der også bruger Sigma til at vurdere, om en sag er god eller dårlig.

Siden formanden hos Ltn Entreprise ApS tog et nyt stykke software i brug for et par år siden, har han sparet oceaner af tid på at beregne tilbud. Men ikke nok med det. Han har også fået langt bedre overblik og mulighed for at sortere dårlige projekter fra.

Siden jeg fik Sigma, har jeg ikke regnet et eneste tilbud uden at bruge det, fastslår Henrik Degn van Reysen. Til dagligt er han formand hos tagspecialisten Ltn Entreprise ApS i Vejle, der har ca. 10 ansatte afhængigt af årstiden.

Som formand har han bl.a. ansvaret for at regne de tilbud, virksomheden sender ud. Det foregik i mange år med ’papir og blyant’, men for et par år siden skulle der ske noget nyt, så Henrik Degn van Reysen undersøgte markedet og fandt frem til Sigma kalkulation.

Jeg downloadede en demo-version af Sigma og sad og fedtede lidt med det. Jeg overvejede at tage et kursus, for jeg er ikke nogen it-nørd, men jeg har faktisk ikke haft behov for det. I stedet ringede jeg til Sigma Estimates hotline, og så var jeg i gang.

TILBUDSVÆRKTØJ SPARER TID

Hvor jeg før brugte en time på at regne noget, bruger jeg nu kun tre minutter, fortæller Henrik Degn van Reysen.

Det er så nemt, når man har regnet en type opgave og skal regne noget lignende. Så kan man genbruge kalkulationen og det er MEGET besparende i forhold til den tid, man bruger på det.

Formanden forklarer, at selvom Sigma kan rigtig meget mere, så bruger han kun en lille del af programmets mange muligheder, og alligevel får han stor værdi ud af det.

Man skal bruge det til det, man vil. For mig er det et tilbudsværktøj, og jeg regner alle tilbud i det. Så kan vi bruge det til at følge op budgetmæssigt. Men det er også en hjælp med dokumenterne – både tilbuds- og materialelister. Dem kan man lave, som man selv vil have dem, og det sparer også tid, fortæller han.

OVERBLIK OG FORSTÅELSE

Hver gang vi har lavet en opgave, bliver den lagt ind, så vi kan bruge det til at budgettere med. På den måde optimerer vi vores priser løbende og kender vores dækning, siger formanden.

Netop derfor er kalkulationsprogrammer værdsatte i byggebranchen. De giver det overblik, der skal til for at lave meget præcise beregninger, så risikoen for budgetoverskridelser bliver mindre og forståelsen af hele projektets økonomiske sammenhæng bliver klarere.

RAMME RIGTIGT OG TJENE PENGE

For os handler det jo om at ramme rigtigt. Specielt i forhold til bemanding. Og materialer. Med Sigma kommer vi simpelthen tættere på vores kostpris, siger Henrik Degn van Reysen.

For ham har det større overblik betydet, at han har lettere ved at gennemskue, hvornår det kan svare sig at sige ja til et projekt. Og hvornår man skal takke nej.

Når vi bliver bedt om at byde på noget, og bygherren kommer tilbage og siger, at vi skal lave det for 50.000 kroner mindre, så kan vi pænt sige nej tak, hvis vi ikke tjener en krone på. Det er rart at have i baghånden. Det hjælper til at sortere opgaverne skarpt, forklarer han.

Når han så samtidig sparer rigtig meget tid på sine beregninger, er han ikke et øjeblik i tvivl:

Det tager lidt tid med alt det nye, men det har helt sikkert været arbejdet værd.

Af Nina Munch-Petersen

Præcise kalkulationer er noget af det vigtigste i byggebranchen, hvis man skal undgå tabsgivende projekter. Derfor går Gråkjær Industribyg A/S nærmest slavisk frem, når de beregner, og til at hjælpe sig med det har de fundet et stykke intelligent software.

For mig er det ligesom en kogebog, hvor man bare skal starte fra en ende af og følge opskriften, siger Torkild Weltz, der er bygningsingeniør og regional salgschef hos Gråkjær Industribyg A/S. Han bruger sammenligningen med kogebogen til at forklare, hvorfor han er så begejstret for kalkulationsprogrammet Sigma®.

LIGESOM REGNEARK – BARE BEDRE

Jeg bruger det hver eneste gang, jeg skal kalkulere en sag. Alfa og Omega er, at når jeg kører en sag igennem, så ved jeg, at jeg har været igennem ALT. Sigma får det hele med, så man er sikker på, at man ikke har glemt noget.

Torkild Weltz har brugt Sigma i seks år. Før det brugte han et andet, mere simpelt program, som han har glemt navnet på. Men pointen var, at man desværre tit glemte noget ligesom i ’gamle dage’, hvor det hele foregik med håndskrift og regnemaskine.

Sigma er væsentligt bedre. Det er bygget op som regneark, men man kan gå ind bag ved hver linje og se præcis, hvordan en pris er kommet frem, for eksempel en kvadratmeterpris på beton, forklarer han.

Der er jo mange ting, der skal med for at få en samlet pris, og med Sigma bliver man mindet om alt, også selvom der er flere hundrede punkter. Jeg mener bare, det er tilgiveligt at regne forkert på et beløb, men alle poster skal med. Og med Sigma glemmer man ikke noget.

TILLID TIL TALLENE

For Torkild Weltz og hans kollegaer er det afgørende, at de kan stole på, at den pris, de har regnet, er rigtig. Derfor bruger de konsekvent funktionen Nøgletal i Sigma.

Når vi er færdige med at kalkulere, trykker vi på Nøgletal. Nogle gange taster man jo forkert, men så kan man se det i nøgletallene. Det er en slags facitliste for, om det ser rigtigt ud. På den måde fanger man nemt graverende fejl, forklarer salgschefen og understreger, at det giver ro i maven, når man har tillid til, at prisen, man regner, er den rigtige.

Samtidig oplever Torkild Weltz, at det også er en stor fordel ved programmet, at man kan kalkulere kostpriser.

Når vi giver en pris, skal vi jo gerne vide, hvad vi tjener. Med Sigma kan vi gøre op på forhånd, hvad vi vil tjene på en sag, og vi kan fortælle bygherren, hvis det ikke kan svare sig for os, siger Torkild Weltz og tilføjer: Hvis vi eventuelt har et tab, så skyldes det en produktionsfejl. Ikke en regnefejl.

STOR TIDSBESPARELSE

En anden stor gevinst, som Torkild Weltz nævner, er tidsbesparelsen ved at bruge Sigma. Han minder om, at tid er penge, men det er ikke umiddelbart det væsentligste for ham.

Ja, det er penge, men det er også en service over for vores kunder, fordi vi meget hurtigt kan komme tilbage med nogle priser. Det gør os fleksible, forklarer han.
Der er meget tid at spare, når man lærer programmet at kende. Jeg kan ud fra en tegning regne en kompliceret sag i løbet af en formiddag. Det er bare at følge Sigma slavisk, så er den hjemme.

Af Nina Munch-Petersen, Tekstbryggeriet