I forbindelse med projektopgaver går den gode kommunikation ofte tabt på vejen fra tilbud til produktion. Konsekvenserne ses typisk i form af øget risiko, store tab og manglende læring af projektet til fremtidig brug. En fælles kommunikationsplatform er en vigtig del af løsningen.
Alt for ofte hører vi om byggesager, der ender med store tab, og i værste tilfælde kan det trække spor af konkurs efter sig. Men hvorfor er det egentlig, at man gang på gang taber penge på byggesager? Én af forklaringerne er desværre ofte, at kommunikationen omkring projektopgaven ikke prioriteres. God kommunikation og klare processer i en virksomhed er vigtige redskaber til at opnå produktivitet og fastholde stærke arbejdsrelationer på alle niveauer. Det gælder også i bygge- og anlægsbranchen.
KLAR KOMMUNIKATION
Der er intet usædvanligt ved, at den opgave man byder på, ikke er 100 % identisk med det, man ender med at producere. Et byggeri er en dynamisk størrelse, og typisk sker der mange justeringer undervejs i byggeriet – af den ene eller den anden årsag. Det afgørende er, at uanset hvordan byggeriet udvikler sig, så bør der være en klar dialog mellem tilbud og produktion. Hvis kommunikationen her er begrænset, bliver konsekvensen nemt, at der gives tilbud på opgaver, der ikke kan udføres, sådan som de var tænkt. Det medfører øget risiko og hænger direkte sammen med økonomien – på den dårlige måde.
FÆLLES GRUNDLAG SKABER SAMARBEJDE
Projektkalkulationen udgør et naturligt omdrejningspunkt i ethvert byggeri, så hvorfor ikke bruge den til at skabe flow? Et værktøj som Sigma kan bidrage til tættere samarbejde internt, bl.a. fordi det sikrer, at opgaverne bliver ordenligt beskrevet og forstået af alle parter. Samtidig bliver det nemmere at evaluere og dermed drage erfaring af projektet. Det er nogle af årsagerne til, at mange af Danmarks entreprenører – heriblandt også de største som Aarsleff og MT Højgaard – sværger til Sigma.
STORE GEVINSTER OG ERFARINGSOPSAMLING
Produktion og tilbudsafdeling kan drage nytte af hinanden i et langt større omfang, end det sker i dag. Men forudsætningen er, at de taler sammen ud fra et fælles grundlag som i Sigma.
Tilbudsafdelingen kan bl.a. støtte produktionsfolkene ift. de ændringer, der sker undervejs i byggeriet. Hvad er dækket af den eksisterende kontrakt? – Og hvad er tillægsarbejder, der kan faktureres? Det er typisk et af de områder, hvor man helt unødigt mister penge, fordi produktion og tilbud ikke går i dialog.
Byggepladslederen kan også bruge projektkalkulationen konstruktivt og lave en produktionskalkulation til fx løbende materialebestillinger, akkordforslag og produktionskort samt økonomirapporteringer med bl.a. cost-to-complete-beregninger.
Den viden, der flyder tilbage til tilbudsafdelingen er kritisk, for at virksomheden løbende kan forbedre sine tilbud – og dermed blive skarpere til at minimere risici og til at finde den gode bundlinje.
Af Nina Munch-Petersen