Blog

I en travl hverdag har Best Practice betydning for, om medarbejderne i en virksomhed forstår, hvad hinanden laver. I stedet for at de sidder på hver deres ø og arbejder ud fra hver deres metode, betyder en gennemført Best Practice, at der er ensartethed i virksomheden – og dermed at alle medarbejdere trækker i samme retning.

Der er to meget store gevinster ved Best Practice, som hele virksomheden kan drage fordel af:

Skarp kommunikation.

Alle taler samme sprog, og værdifuld viden når frem til de rette medarbejdere. Det giver effektive arbejdsgange og minimerer risikoen for fejl.

Komplet overblik og optimering.

Løbende evaluering af ressourcer og en minimal fejlmargin øger virksomhedens omsætning og giver bedre bundlinje.

Det er ikke de stærkeste arter, der overlever, heller ikke de mest intelligente, men derimod dem, der bedst tilpasser sig forandringer.
-Charles Darwin, 1809-1882

Skarp kommunikation

Der kan være stor forskel på, hvordan medarbejderne i en virksomhed eller i en afdeling griber opgaverne an – også selvom de sidder på samme kontor. Med Best Practice sikrer man, at alle medarbejdere anvender det samme fælles begrebsapparat. Det letter samarbejdet på tværs i virksomheden og understøtter, at man kan finde mulighederne for genbrug af andres løsninger eller samdrift, så opgaverne bliver løst hensigtsmæssigt, effektivt og i høj kvalitet.

Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er bl.a., at I får udviklet en best practice, hvor der er én måde, man gør tingene på. Der sidder altså ikke flere forskellige kollegaer og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker osv.
Selvom Sigma er en turn-key løsning er programmet stadig så fleksibelt, at det kan skræddersys til den enkelte opgave eller den enkelte mand.

I en byggeproces betyder det helt konkret, at hvis beregneren opbygger sine kalkulationer på samme måde hver gang, bliver det nemmere for chefen at sige god for projektet. Ikke nok med det. Ensartetheden gør det også nemmere for projektlederen og for folkene på pladsen at vende tilbage til beregneren, fx med korrigerede tal. Takket være et fælles sprog og et naturligt informationsflow bliver cirklen sluttet, så ingen behøver at opfinde den dybe tallerken på ny. I sidste ende kan det være direkte årsag til en minimeret fejlmargin, bedre byggeprojekter – og sorte tal på bundlinjen.

Mening er en central del af den mentale model for en organisation – og den er samtidig måske den del af organisationen, som er vanskeligst at ændre.
-H- Lars Kolind: Kolindkuren

Komplet overblik og optimering

Best Practice er en måde at akkumulere og anvende viden på i forskellige situationer og sammenhænge. Det er både erfaringsopsamling og en kontinuerlig proces, der indeholder læring, feedback og refleksion i forhold til, hvad der virker, hvordan og hvorfor. Og netop muligheden for at stille sig selv de spørgsmål og dermed evaluere på kritiske punkter er en anden bonus ved at indføre Best Practice.

Når man udnytter Best Practice som evalueringsværktøj til at kortlægge virksomhedens spidskompetencer, finder man ud af, hvad virksomheden er god til, og hvad den ikke er god til. Man får et samlet overblik over virksomhedens stærke og svage sider, og på den måde bliver det langt mere konkret og overskueligt at optimere i forhold til fejl, ressourcer, maskinel, systemer osv. I det hele taget bliver det nemmere at gennemskue, hvornår noget skal forandres, og hvornår noget skal bevares, fordi det er værdifuldt og godt.

Virksomheden kan høste de nærmeste frugter hurtigt, fordi kortlagte og optimerede processer fremmer effektiv udnyttelse af ressourcer og forbedrer mulighederne for at have styr på arbejdsgangene. Det giver både god mening og god økonomi.

Læs mere om Best Practice

En god, kort introduktion til Best Practice finder du her: www.wikipedia.org/wiki/Best_practice
Materiale om bedste praksis i byggeriet, udarbejdet af Erhvervs- og Byggestyrelsen finder du her: www.bedstepraksisibyggeriet.dk.
Dallas, Michael: “Value and risk management: a guide to Best Practice”, 380 s., Blackwell Pub. 2005.
Hoffman, K. Douglas: “Marketing: Best Practices”, 647 s., Thomson Learning 2003.
Kerr, James M.: “The Best Practices enterprise : A guide to achieving sustainable world-class performance”, 221 s., J. Ross Pub. 2006.

Over alt inden for det offentlige bliver der effektiviseret i bestræbelserne på at få budgetterne til at hænge sammen. Det er ingen undtagelse i kommunerne, der bl.a. har store udgifter i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, som de ofte selv sidder med i som både bygherre, projekterende og entreprenør.

Samtidig stilles der store krav til kommunerne om at de skal være markedskonforme. Det gælder om at kunne bevise internt i kommunen og ikke mindst over for omverdenen, at man kalkulerer på fair vilkår overfor konkurrenter. Derfor er et godt internt beslutningsgrundlag afgørende.

Et af de områder, der stadig rummer store muligheder for effektivisering, er kalkulation. En relativt lille investering kan føre til store besparelser i og med at en ordentligt gennemarbejdet kalkulation giver større overblik og et mere troværdigt resultat. Der er ingen tvivl om, at fremtidens kalkulation derfor bør baseres på brugen af intelligent software.

Pointen med at arbejde med intelligent software er, at det indeholder værktøjer, som de gamle regneark ikke kan måle sig med. Det giver fordele, som ingen har tid eller råd til at miste i dag.
De mest håndgribelige fordele ved et professionelt it kalkulationsværktøj er, at man kan:

Spare tid

I sparer helt op til 85 % af den tid, I bruger på at beregne tilbud osv.
Genbruge og skabe overblik. I kan indføre ensartethed i kalkulationerne.
Opsamle viden. I kan fastholde vigtig viden i kommunen – selvom beregnerne skifter job.

Det bedste ved Sigma er helt givet, at vi meget hurtigt kan få overblik over enhedspriser og mængder. Når forudsætningerne for opgaven ændres kan vi få overblik over, hvad det betyder for det samlede forløb.
–Niels Martin Riis, formand, Forsyning, Skive Kommune

At spare tid

I Sigma er en såkaldt turn-key løsning til kalkulation. At det er en turn-key løsning betyder, at når I tager det ud af æsken, så kører det. På den måde adskiller programmet sig væsentligt fra fx Excel, hvor I selv skal lave formler osv. I første omgang sparer I tid på opstart og senere sparer I meget tid på vedligehold.

Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er bl.a., at I får udviklet en best practice, hvor der er én måde, man gør tingene på. Der sidder altså ikke flere forskellige kollegaer og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker osv.
Selvom Sigma er en turn-key løsning er programmet stadig så fleksibelt, at det kan skræddersys til den enkelte opgave eller den enkelte mand.

Sigma har længe ligget forrest i kalkulationsfeltet, blandt andet fordi systemet er bygget op i en Microsoft© Windows træstruktur, som letter opbygningen af en kalkulation væsentligt. Fordi programmet har en enkel og overskuelig udformning med en lang række nyttige funktioner, der bl.a. betyder, at I ikke skal indtaste de samme informationer igen og igen, kan I reducere jeres beregningstid til langt under det halve af, hvad I normalt bruger på en kalkulation.
Ifølge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 % – 85 %.

Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud…
– Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S

Figur 1. Genbrug af bygningsdele og delvise projekter fra tidligere kalkulationer og databaser sparer tid og sikrer kvalitet og konsistens. I samler jeres erfaringer i databaser med bygningsdele og egne ressourcer, og derudover kan I tilkøbe data med opdaterede leverandørpriser fra bl.a. V&S Prisdatabaser og Exact databaser.

Hurtig søgning, kvik-lister og biblioteker

Besparelsen betyder typisk flere ting for en virksomhed: Der skal bruges færre ressourcer, dvs. tid og penge, og der bliver tid til at regne flere tilbud. Muligheden for at få flere kalkulationer fra hånden opnår I ved at bruge V&S Prisdatabaser eller opbygge egne prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave at opbygge egne databaser, men det vil ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser I allerede efter få kalkulationer.

Figur 2. Smart søgning gør det muligt at finde de rigtige emner og bygningsdele på få sekunder fra databaserne.

Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper jer med at spare tid. For eksempel kan man med et enkelt klik med musen få professionelle udskrifter af bl.a.:

• Udbudsmateriale
• Tilbudsbrev
• Aktivitesplan
• Intern rapport
• Materialelister

De mange værktøjer i Sigma giver ensartethed og hurtigt overblik over et projekt. Derfor vil det være muligt fx for en leder at evaluere og tage stilling til et projekt, uanset hvor meget eller hvor lidt han har været involveret i selve kalkulationen. Endeløse diskussioner om, hvordan man kalkulerer, bliver ganske enkelt overflødige, hvis I alle sammen kalkulerer på samme grundlag.

Sigma sikrer, at vi kalkulerer ud fra de samme principper og at der er ensartethed i beregningen og udformningen.
– Kim Jensen, driftsleder, Entreprenørgården, Norddjurs Kommune

Du kan læse om flere tidsbesparende fordele ved Sigma i nyhedsbrevet: “Brug tiden bedre – Work smarter, not harder”.

At opsamle værdifuld viden

Databaserne er ikke kun en gevinst i forhold til at spare tid og kvalitet. De er det også i forhold til, at det bliver muligt at opsamle viden i virksomheden. Vel at mærke viden, som ikke forsvinder, hvis en kollega forlader stedet.

Det koster langt mere at lære en ny medarbejder op, hvis man ikke har en database at gå ud fra. Eller endnu værre: Man risikerer at få en ny medarbejder, der er så grøn på området, at han måske kalkulerer grueligt galt i nogle projekter. I værste fald kan det ende med, at det æder hele overskuddet eller dækningsbidraget.

Med databaserne skaber I fleksibilitet. Der kan være en naturlig udskiftning blandt medarbejderne i afdelingen, uden at det skader jer i forhold til antal beregninger og kvalitet i tilbud.

Databaserne gør intern viden tilgængelig for alle. Det betyder fx, at det også er muligt for afdelingens interne ’eksperter’ at dele viden. Som regel er der overlap mellem de forskellige faggrupper (anlæg, tømrer og murer), og derfor kan eksperterne trække på hinandens databaser. På den måde har de adgang til trivielle, regulære ting, uden at skulle forstyrre en kollega. Igen sparer det tid for alle.

Læs mere om brugen af biblioteker og databaser i artiklen om Davidsen Partnere A/S

Sigma er et uundværligt værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til mine konkurrenter.
– Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S

 

Over alt inden for industrien bliver der effektiviseret i bestræbelserne på at tjene penge. Og det er ingen undtagelse i bygge- og anlægsbranchen. Et af de steder, hvor vi stadig kan blive langt mere effektive, er når vi beregner, og derfor er fremtidens kalkulation uden tvivl baseret på brugen af databaser, som de gamle regneark ikke rummer.

Hele pointen med at arbejde med databaser – eller Biblioteker, som vi kalder dem i Sigma – er, at du kan genbruge din egen og kollegaernes viden. Viden, som er særdeles værdifuld for virksomheden, som kan tage årevis at opbygge – og som ingen har tid eller råd til at miste.
Rækken af fordele ved at kalkulere med databaser er lang, men de væsentligste er, at du kan:

• Spare tid. Du kan spare helt op til 85 % af den tid, der bliver brugt på beregning af tilbud osv.
• Opsamle viden. Du kan fastholde vigtig viden i virksomheden – selvom din beregner smutter.
• Forbedre samarbejdet. Du kan få alle i virksomheden til at trække i én og samme retning.

Når man har nogle gode værktøjer, er det hele meget sjovere, og Sigma er det eneste rigtige. Jeg er himmelhenrykt over det program.
-Drewsen, DreamHouse Design ApS

Bedre Brug og genbrug af biblioteker

I Sigma kan du arbejde med byggeblokke. Det kan være mere eller mindre komplicerede blokke fra en enkelt linje til mange bygningsdele (objekter).
Helt konkret kan du tage blokke fra en database eller fra et tidligere projekt og genbruge din viden – eller du kan bruge en skabelon. Det er en stor fordel og sparer dig for meget tid, hvad enten det drejer sig om en udbudsrunde eller en enkelt kundes tilbudsberegning.

Figur 2. Genbrug af bygningsdele og delvise projekter fra tidligere kalkulationer og databaser sparer tid og sikrer kvalitet og konsistens. Du samler dine erfaringer i databaser med bygningsdele og egne ressourcer, og derudover kan du tilkøbe data med opdaterede leverandørpriser fra bl.a. V&S Prisdatabaser og Exact databaser.

Rent tidsmæssigt betyder det meget. og det bliver bare nemmere og nemmere for hver gang, fordi det er nemt at hente informationerne i biblioteket. Ja, jeg vil næsten sige, at det halverer arbejdstiden!
-Lars Poulsen, Vorbasse Tømrer og Snedker

1. Genbrug din viden – og spar tid

Ifølge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 % – 85 %. Det er værd at tage med i betragtning.
Besparelsen betyder typisk flere ting for en virksomhed: Der skal bruges færre ressourcer, dvs. tid og penge, og der bliver tid til at regne flere tilbud. Muligheden for at få flere kalkulationer fra hånden opnår I ved at opbygge prisbiblioteker – eller ved at indkøbe prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave, men det kan ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser I allerede efter få tilbud.

Figur 3. Smart søgning gør det muligt at finde de rigtige emner og bygningsdele på få sekunder fra databaserne.

Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper jer med at spare tid. For eksempel kan man med et enkelt klik med musen få professionelle udskrifter af bl.a.

Udbudsmateriale
Tilbudsbrev
Aktivitesplan
Intern rapport
Materialelister

Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud.
– Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S

Du kan læse om flere tidsbesparende fordele ved Sigma her

2. Bevar din viden – og styrk virksomheden

Databaserne er ikke kun en gevinst i forhold til at spare tid. De er det også i forhold til, at det bliver muligt at opsamle viden i virksomheden. Vel at mærke viden, som ikke forsvinder, hvis beregneren forlader virksomheden.
Det koster langt mere at lære en ny medarbejder op, hvis man ikke har en database at gå ud fra. Eller endnu værre: Man risikerer at få en ny medarbejder, der er så grøn på området, at han måske kalkulerer grueligt galt i nogle projekter. I værste fald kan det ende med, at det æder hele overskuddet eller dækningsbidraget.

Med databaserne skaber I fleksibilitet i virksomheden. Der kan være en naturlig udskiftning blandt medarbejderne i tilbudsafdelingen, uden at det skader virksomheden i forhold til antal beregninger og kvalitet i tilbud.
Databaserne gør det muligt for virksomhedens interne ’eksperter’ at dele viden. Som regel er der overlap mellem de forskellige faggrupper (anlæg, tømrer og murer), og derfor kan eksperterne trække på hinandens databaser. På den måde har de adgang til trivielle, regulære ting, uden at skulle forstyrre en kollega. Det sparer også tid for alle.

Sigma indgår som undervisningsmateriale på de fleste videregående uddannelser indenfor byggeriet. Derfor har ingeniører og konstruktører ofte godt kendskab til Sigma allerede inden de kommer ud på arbejdsmarkedet. Det gør efteruddannelse unødvendig..

Sigma er et uundværligt værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til mine konkurrenter.
– Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S

3. Del din viden – og få en bedre arbejdsgang

Flere virksomheder, specielt de større, oplever imidlertid også en mere indirekte gevinst, når de vælger at kalkulere med databaser: Samarbejdet afdelingerne imellem – og ude på pladsen –
bliver simpelthen bedre, fordi det giver en positiv effekt, når alle i virksomheden trækker i samme retning. Der sidder ikke flere forskellige medarbejdere og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker, væsentlige dele blive overset, osv.

Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er, at virksomheden får udviklet en ’best practice’, hvor der er én måde at gøre tingene på. Endeløse diskussioner om, hvordan man kalkulerer, bliver overflødige, når alle kalkulerer på samme grundlag. En fælles firmapolitik og et fælles kalkulationsværktøj binder ledelse, administration og udførsel på pladsen sammen og skaber flow i virksomheden.

Helt konkret har Sigma gjort, at arbejdsgangen er blevet nemmere for os og derfor kan vi køre flere tilbud igennem… I sidste ende er det bundlinje, det handler om. Ikke noget som helst andet.
-Henrik Sørensen, tidligere Grønbech Construction

På samme måde glider samarbejdet på tværs af virksomheder også lettere, hvis alle parter i en tilbudsrunde bruger Sigma. Hovedentreprenøren kan uden problemer udveksle filer med sine underentreprenører, og med en enkel manøvre kan de forskellige dele igen kobles sammen til én samlet kalkulation.

Alle og enhver inden for byggebranchen ved, hvor vanskeligt det kan være at få tallene på bundlinjen til at være sorte. Og det selvom der har været mange gode projekter i løbet af året. Problemet er ofte, at en enkelt byggesag kan gå meget galt, og det påvirker det samlede regnskab. På den måde ender et år med mange gode projekter ikke nødvendigvis med at være et godt forretningsår. Men hvordan kan du så forbedre dit overskud?

Det handler om at vælge de rigtige projekter – og ikke mindst vælge dem fra, som har størst risiko for at gå galt.
For at nå i mål skal mindst to vigtige elementer være på plads, når du vælger dine projekter og afgiver tilbud:

Kend din kostpris.

Regn mange tilbud. Hvis du har tid til at kalkulere tilstrækkeligt mange tilbud, kan du vælge de bedste og fravælge de mest risikofyldte.

Ingen af os kender den endelige kostpris på et projekt, før det er færdigt. Det ville kræve en magisk krystalkugle, så vi kunne spå om fremtiden. Til gengæld har vi som professionelle fagfolk nok viden til at estimere kostprisen tilstrækkeligt i tilbudsfasen. Ellers bør vi lade projektet ligge og vælge et andet, hvor vi har den nødvendige indsigt.

Når du kender projektets kostpris (figuren til højre) kan du fravælge de mest tabsgivende projekter – eller justere dækningsbidraget, så I kun påtager jer arbejdet, hvis det bærer ekstra profit.

Når du kender dine udgifter, er det snildt at konkurrere og nemmere at vælge de rigtige projekter til og de forkerte fra. Det er en stor fordel.
Carl-Ole Holbøll, Direktør hos C. Holbøll & Sønner A/S

Et rigtig godt kalkulationsværktøj som Sigma kalkulation giver mulighed for at kalkulere på alle måder, men understøtter opbygningen og brugen af kostpriser, så det bliver en let opstart.

Få tilstrækkelig med tid

Hvis man vælger de dårlige projekter fra, skal de selvfølgelig erstattes med nogle andre, så virksomheden kan holdes kørende i forhold til mandskab, afskrivning på maskiner etc.
Det betyder, at der skal kalkuleres et større antal projekter – og stadigvæk med den fornødne kvalitet, så alle relevante forbehold tages i betragtning.

Hvis du sætter dig selv i en situation, hvor du kan vælge projekter fra, kan du begynde at fokusere på den type projekter, der har det største afkast for din virksomhed. Det giver yderligere mulighed for at optimere, da gentagelsens magt skaber en positiv, opadgående spiral.
Muligheden for at overkomme flere kalkulationer opnår du ved at opbygge prisbiblioteker – eller ved at benytte dig af indkøbte prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave, men det kan ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser du allerede efter få tilbud.

Jeg har lavet mit eget bibliotek med vores kostpriser. Det sparer mig rigtig meget tid frem for at skulle taste ind hver gang. Alt er bygget op i enhedspriser, så jeg bare skal addere op. Det hjælper mig voldsomt. Og det betyder, at jeg kan fyre utrolig mange tilbud af, og på den måde vinder vi også flere projekter.
Carl-Ole Holbøll, Direktør hos C. Holbøll & Sønner A/S

Ifølge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 %-85 %. Så er der tid til at regne flere tilbud og til grundigere gennemgang af dem.

At kende kostprisen og afgive mange tilbud er altså de to vigtigste elementer, når du skal finde frem til de gode projekter.

Undgå faldgruber

Derudover er det selvfølgelig også vigtigt at have overblik over kalkulationen. Det får du bedst ved at bryde kalkulationen op i relevante opgaver og ressourcer. Det vil altid afspejle sig i projektet, og det er en øvelse, der ikke tager lang tid, hvis du bruger prisbiblioteker

Med Sigma har jeg et bedre overblik. Før virkede det uoverskueligt at regne store tilbud, men sådan er det ikke længere. Jeg kan regne tilbud meget detaljeret, der er færre fejl, jeg kommer nærmere kostprisen og har en bedre indtjening, så det betyder noget,
Carl-Ole Holbøll, direktør hos C. Holbøll & Sønner A/S

En løsning der virker

At danne grundlag for de rigtige beslutninger i virksomheden er kerneværdien i Sigma kalkulation. Det betyder, at I kan vælge projekter med mest overskud, spare tid, opbygge viden, styrke samarbejde mellem medarbejdere, partnere, leverandører og kunder.

Sigma er et uundværligt værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til min konkurrenter.”
Carl-Ole Holbøll, direktør hos C. Holbøll & Sønner A/S

Hvis du vil høre mere om C. Holbøll & Sønner A/S og deres succes, så læs artiklen i Entreprenøren nr. 4/2009.

CodeGroup A/S,  Industrivej 44, DK-4000 Roskilde, TIf: +45 70 262 575  info@codegroup.dk